La gestión documental es cara si no se aplica de manera adecuada

Hoy en neodoc entrevistamos a Javi Díaz Muñoz (@javidiaz1981), consultor de MDA Archivos en Barcelona (@MDA_Barcelona), una empresa que ofrece, desde hace más de 29 años, servicios de gestión de información y documentación: custodia, digitalización y soluciones IT, destrucción confidencial certificada, apoyo de RRHH especializados, etc.

1- Buenos días, Javi. Como siempre, nos gusta preguntar sobre la importancia de la gestión documental. ¿Es realmente necesario para las empresas tener hoy en día un sistema de gestión de documentos?

Definitivamente sí. En mayor o menor medida todas las empresas, sean públicas o privadas, de mayor o menor tamaño, gestionan documentación. Esta documentación supone un valor para la propia empresa y, por tanto, poder gestionarla de manera adecuada debería ser una obligación. Esto no significa que disponer de un gestor de documentos implique una inversión elevadísima en un software de última generación, sino que se debe cubrir esa necesidad ajustándola a la medida de cada empresa.

2- Por lo tanto, la gestión documental vale para todo tipo de empresa y no es sólo para las grandes organizaciones ¿verdad?

Efectivamente. Es para todas, sin distinción. MDA presta su servicio prácticamente en todos los sectores y si, por ejemplo, tomamos como referencia el sector legal, la gestión documental y todos los servicios que giran en torno al ciclo de vida de la información, son tan aplicables a grandes bufetes que están entre el top 10 de facturación europea, como a pequeños despachos. La necesidad es la misma, lo que cambia es la escala. Por eso, como decíamos antes, lo ideal es encontrar el equilibrio y aplicar la gestión documental que se ajuste a la realidad de cada uno.

La administración pública y las empresas privadas (sector legal y sanitario) son los que más necesitan gestión documental

3- Si tuvieras que decir uno… ¿Cuál es el sector que en mayor medida necesita una gestión documental?

Es muy difícil responder de manera exacta, ya que en prácticamente todos los sectores podemos encontrar empresas de referencia que, por sus tamaños y estructuras elevan sus necesidades. Pero bueno, si tenemos que mojarnos lo dividiríamos en dos grandes grupos: La administración pública y las empresas privadas: sector legal y sanitario.

4- Mucha gente no se anima a implantar una gestión documental por los costes… ¿Es cara una gestión documental?

Es cara si no se aplica de manera adecuada y medida. Si se parte de la base de “hacerla a medida” no solo no es cara si no que se transforma en una manera excelente de ahorrar costes e incluso de conseguir beneficios y, por supuesto, valores añadidos. Me explico. Si creemos que una implantación de gestión documental es solo comprar el mejor software que hay en el mercado sin que este se ajuste a nuestras necesidades, no nos servirá porque quedará por encima de lo que esperamos de él, excederá nuestras necesidades y, por supuesto, saldrá caro, carísimo. Pero si, como nos gusta hacer en MDA, partimos de la base de una buena tarea de consultoría previa, analizando los flujos de documentos, las necesidades reales, y, sobre todo el equilibrio entre la aplicación de servicios IT y otros de apoyo indispensables (custodia, ordenaciones…), conseguiremos que la gestión documental sea justo lo que necesitamos. En este caso, no sólo los costes no son elevados (hombre, siempre hay quien se desmarca…aunque no debería ser así), sino que nos acaba saliendo barato: ¿Cuánto nos costaría no localizar una información cuando la necesitamos? ¿Y perder un expediente médico o una póliza de seguros? ¿Qué imagen tendría nuestra empresa de cara al exterior si hubiera una fuga de documentación confidencial? Hacerlo bien sale siempre barato. Además, servicios como el Outsourcing de determinados procesos puede hacernos ahorrar costes, tiempo y recursos de nuestra empresa.

¿Qué imagen tendría nuestra empresa de cara al exterior si hubiera una fuga de documentación confidencial?

5- Desde vuestra experiencia, ¿Cuánto tiempo se tarda en amortizar la inversión?

Depende del tipo de proyecto. No sería realista ponerle fechas. Pero sí que hay que poner en la balanza, no sólo los costes económicos y el retorno de éstos, también los valores añadidos que adquiere nuestra empresa.

6- Otros tienen miedo de que sus documentos no estén seguros, ¿Opináis que es seguro tener custodiados los documentos en una gestión documental?

Una vez más la respuesta está en el equilibrio. No todo puede estar custodiado en la nube o en un servidor, ya que legalmente (al menos a día de hoy) es obligatorio mantener los originales. No todo puede estar custodiado físicamente ya que no es 100% necesario mantener el soporte físico original. Así que lo mejor es equilibrar esas necesidades y conseguir un sistema híbrido de custodia, que mezcle lo físico con lo virtual.

La mejora en la accesibilidad a la documentación y la facilidad para compartirla y trabajar sobre ella son las grandes ventajas de la gestión documental

7- ¿Cuál crees es la mayor ventaja de la gestión documental y el mayor inconveniente?

La mejora en la accesibilidad a la documentación y la facilidad para compartirla y trabajar sobre ella son las grandes ventajas. Es decir, lo mejor de la gestión documental es que nos ayuda a gestionar de manera más correcta nuestra información. El mayor inconveniente aparece cuando no medimos nuestra necesidad de manera previa y la aplicamos sin tener en cuenta para qué la queremos y qué esperamos de ella. Se convierte entonces en una herramienta excesiva y por tanto, innecesaria.

8- ¿Cuál es la situación del sector en España? ¿Hacia dónde va y a qué retos va a tener que hacer frente a medio plazo?

Creemos que cada vez hay más consciencia de que debemos gestionar de manera adecuada nuestra información. MDA lleva casi 30 años en el sector y eso nos ha permitido ver diferentes motivaciones: necesidad de espacio, cumplimiento de normativas, miedos a sanciones… Todo ello ha ido haciendo que las empresas busquen soluciones en gestión documental. Podríamos decir que el mayor reto en los próximos tiempos está en buscar el equilibrio entre las nuevas soluciones tecnológicas y las soluciones más “tradicionales” que forman parte de la gestión documental que no, no van a desaparecer.

Cada vez hay más consciencia de que debemos gestionar de manera adecuada nuestra información

9- Vosotros colaboráis asiduamente en encuestas neodoc, ¿Cómo valoras esta iniciativa?

Es una gran iniciativa. Nuestro sector arrastra una larga experiencia, y sin embargo nos encontramos con que muchas es veces sigue siendo desconocido. Uno de esos motivos es quizás, la falta de visibilidad que se le da en RRSS. A lo mejor motivado por el pensamiento de que no son un buen medio donde movernos. Pero al revés, qué mejor medio para dar a conocer las ventajas de nuestros servicios que las RRSS, en donde además vemos qué “se cuece” en los sectores en los que prestamos servicio. Sin duda, las #encuestasneodoc ayudan a visibilizar temas de interés en nuestro sector, que estamos convencidos de que cada vez interesarán más a más gente. ¡GRAN TRABAJO! Desde aquí, mi reconocimiento y mi enhorabuena por vuestra labor!

Mil gracias 🙂