La gestión documental en los procesos de producción

Cualquier empresa, de cualquier sector y de cualquier tamaño, puede convertir sus documentos en un capital valioso.

Imaginemos que tenemos una reclamación de un producto que hemos fabricado nosotros, y no encontramos los documentos que certifican que hemos seguido los estándares fijados para cada etapa, o bien, los tenemos digitalizados, pero en formatos incompatibles para los departamentos de comercial o legal. El problema que podemos tener es muy grande y cuantioso.

Con un sistema de gestión documental adecuado, podemos automatizar los flujos de trabajo mediante la gestión y vinculación electrónica de los documentos, sea cual sea el formato, además los documentos son fáciles de encontrar por cualquier departamento que los necesite y podrán estar vinculados a cada etapa de la producción, pudiendo solucionar el problema inmediatamente, al poder identificar a quién o qué pertenecen y a qué cliente está asociado.

Y todo ello, sin necesidad de estar en la oficina, por lo que, por ejemplo, un comercial puede solucionar un problema rápidamente, sin tener que llamar a nadie de la oficina y que busque ese documento, etc.

Un buen programa de gestión documental nos ahorrará frustración en los trabajadores de la empresa, ya que al tener todo el proceso detallado, las personas involucradas y con rápido acceso, podremos evitar las discusiones entre departamentos, o personas, con la famosa frase “esto no es mío”, o evitar que un empleado tenga que perder horas buscando un documento, lo que hará que la productividad en lo que realmente importa disminuya, no solo por el tiempo perdido, sino porqué emocionalmente le afectará.

Todo el proceso, desde la compra de materiales, la preparación del producto para entrada en máquina, el proceso de producción, de acabado, de embalaje, de logística, de entrega, de venta, de cobro, etc. estará perfectamente controlado y accesible en cualquier momento.

Las ventajas de tener un buen sistema de gestión documental son innumerables

Supone una inversión, pero no un coste, a larga genera beneficios, en el trabajo interno y en la satisfacción del cliente

En resumen y con palabras claras: La gestión documental es nuestra amiga.