La gestión documental en los despachos. Una carrera de largo recorrido

La cantidad de información que entra y se genera cada día en una asesoría es excesiva. Por una parte, la externa (compuesta por cartas, revistas sectoriales y jurídicas, suscripciones, bases de datos, libros nuevos, BOE, boletines autonómicos, e-mails, newsletters electrónicas, sentencias, etc.) y por otra, la interna. Es decir, la que genera el propio despacho (dictámenes, boletines informativos, cartas, artículos, etc.). ¿Dónde se guarda?, ¿cómo?, ¿hasta cuándo?, ¿quién lo hace? ¿todos conocen el proceso que se sigue? La respuesta a todas estas preguntas la debe dar el sistema de gestión documental que se haya implantado en cada despacho, y que cada vez tiene una mayor importancia estratégica. Hoy en día, las grandes firmas destacan precisamente por esa capacidad de tener la información que necesitan en cada momento, lo cual implica haberla seleccionado y guardado oportunamente para, más tarde, recuperarla a tiempo. Y, por supuesto, supone saberla eliminar en el momento oportuno.

“¿Dónde está aquél artículo que leí el otro día?, ¿cuál era aquella norma…?, ¿y el papel que trajo el cliente?, ¿os acordáis de aquel tema que llevó Pablo hace unos años de aquel cliente, que se parece mucho al caso que estamos llevando ahora? No sé ni por dónde buscarlo… Resulta que he comprado un libro que ya teníamos…” Preguntas y comentarios parecidos han de desaparecer definitivamente de una asesoría.

Aplicar una metodología. La clave del éxito

La esencia de la gestión del conocimiento y documental está en hacer que toda la información que entra y se genera en un despacho sea de todos y para todos, en cualquier momento y para cualquier tema y, sobre todo, en la medida en que se necesita. Es decir, que el quid de la cuestión está en rentabilizar esos datos que de otra forma se perderían, y no sólo pensando en los miembros presentes de la firma, sino también para los empleados y colaboradores del futuro, e incluso en los propios clientes.

Pero, ¿cuáles son los aspectos clave de la gestión documental en una asesoría? A continuación, aparecen enumerados:

Proyecto de gestión documental. En todo caso, hay que plantearse los siguientes objetivos:
Evitar o controlar la creación o recepción de documentos innecesarios.
Facilitar un acceso efectivo a los documentos.
Garantizar un almacenamiento eficiente y económico de los documentos.
Optimizar el uso de la información contenida en los documentos.
Las fuentes de información. En las asesorías podemos distinguir entre tres tipos de fuentes:
Por una parte, las externas, donde se incluyen:
Documentación jurídica (boletines oficiales, repertorio de normativa legal y jurisprudencia).
Manuales de trabajo (confección de balances contables, declaración de impuestos, contratación laboral).
Revistas especializadas y boletines de colegios profesionales.
Estudios e informes (por ejemplo, elaborados por otros profesionales y despachos para uso interno).
Manuales y guías de usuario de los equipos y programas informáticos instalados en el despacho.
Catálogos, folletos y material publicitario.
Periódicos sectoriales.
Webs de nuestro interés.

Sin lugar a dudas, con la venta de bases de datos de jurisprudencia, doctrina y normativa, su gestión se ha simplificado un poco. De todas formas, los despachos de abogados todavía tienen ante sí un reto importante, pues en muchos casos no saben utilizar de forma fluida estas herramientas informáticas, por lo que no se aprovechan correctamente.

Por otra parte, las internas, integradas por los expedientes de clientes y todos aquellos documentos de la práctica cotidiana y administrativa. Así, por ejemplo, podemos incluir: correspondencia, facturas, comprobantes de caja, extractos bancarios, registros contables, nóminas, cotizaciones a la Seguridad Social, dietas, listado de clientes, etc. Pero, sobre todo, dictámenes, demandas, etc.
Por último, la información corporativa, que es la que la firma transmite al exterior con su imagen, campañas publicitarias, acciones de marketing, circulares enviadas a clientes, revistas informativas, etc.
Además de esta clasificación, también puede hacerse otra:

Fuentes documentales: Se caracterizan por estar en un soporte material permanente (papel, CD-Rom, página web, etc.). Por tanto, dentro de ellas se puede distinguir claramente entre el soporte papel y el digital o electrónico.
Fuentes de conocimiento: Son ideas que maneja una persona o la firma como resultado de su experiencia. Se refieren, por ejemplo, al “saber hacer” (know-how) del abogado, adquirido por la práctica, o por la formación recibida. Como vemos, en un despacho son muy importantes, pues en muchos casos marcan la diferencia entre una firma y otra.
Fuentes relacionales: Por ejemplo, las indicaciones de colegas, conferencias, conversaciones con expertos, reuniones con clientes, etc.
Tanto las fuentes del conocimiento como las relacionales son las más fáciles de perder, y constituyen la gestión del conocimiento. Uno de los grandes retos de las asesorías es llegar a plasmarlas por escrito, convirtiéndolas en documentales. Ya sea elaborando un manual que refleje la experiencia del profesional sobre un determinado tema; escribiendo las normas y procedimientos de trabajo empleados; o potenciando que los asesores dejen constancia escrita de todo lo que se ha dicho en una reunión de trabajo o de la conversación telefónica que se ha mantenido con el cliente, en la que se han dicho cosas interesantes.

Las normas y procedimientos internos. Sirven para unificar los criterios de gestión documental del despacho, en toda su dimensión. Estas normas son las que marcan los criterios únicos y más o menos básicos que todos los miembros del equipo humano de la firma tienen que aplicar. Pueden plasmarse tanto en soporte informático como en papel, y el trabajo de su elaboración puede delegarse en un especialista externo, o bien asumirse internamente.
Un responsable último de la gestión documental. En principio, el profesional más preparado para desempeñar la gestión documental en un despacho es el documentalista. Sin embargo, también puede desempeñar esta función un profesional o administrativo específicamente preparado.
La infraestructura y el software de gestión documental. Los avances que se han producido en este campo, y en contra de lo que algunos creen, no han venido a introducir la gestión documental en los despachos, sino que más bien han multiplicado sus posibilidades. Actualmente se dispone de programas que permiten procesar, almacenar y reproducir la información de una forma que hasta ahora resultaba inimaginable. Lo que se tiende a conseguir con una mayor informatización es utilizar menos papeles.
Mención especial merecen las bases de datos, que son herramientas fundamentales para la gestión de los archivos y la documentación. En función de la documentación existente y el tratamiento que ésta requiera, puede requerirse una u otra. Se puede distinguir entre los siguientes tipos: bases de datos relacionales; bases de datos documentales; programas de gestión de expedientes y programas de gestión de archivos.

Tampoco hay que olvidar las intranets, que constituyen una herramienta de información y comunicación dentro del despacho de valor inestimable, y que cada vez están dando más juego.

Aplicación de un sistema de gestión documental en una asesoría

Cómo está organizado el despacho.
Cuáles son sus áreas de negocio (o especialidades).
Qué tipos de servicio de asesoramiento jurídico ofrece.
Y en relación a los documentos que maneja:

Qué tipos de documentos se tramitan.
Quién tramita cada tipo de documento.
Qué pasos se siguen para tramitarlos.
Cuál es su cantidad y dónde se encuentran.
Qué necesidades de información deben satisfacer.

Una vez recopilada esta información, y con los datos y conclusiones obtenidos, se puede empezar a diseñar el sistema de gestión documental. Por lo tanto, este proceso implica, por una parte, el conocimiento de los procedimientos administrativos y de las funciones desarrolladas por la asesoría, y, por otra, los tipos documentales que reflejan dichas funciones. La identificación y valoración de los documentos constituyen pasos ineludibles si se quiere proceder de forma coherente a la subsiguiente clasificación, ordenación, descripción y recuperación de los documentos.

Una vez que se ha clarificado, puede implantarse un sistema de gestión documental que se adapte a las necesidades de la firma.

En la implantación del sistema se pueden distinguir claramente tres fases:

a) La elaboración de los instrumentos básicos para la gestión documental

La identificación y valoración de los tipos documentales. Es decir, cuando entra un documento en el despacho, hay que determinar su posible valor (administrativo, fiscal, legal, etc.), lo que permite determinar su valor futuro (que incluye su eliminación, siguiendo un calendario de conservación). Así, por ejemplo, el documento puede tener valor administrativo, legal, fiscal, testimonial e informativo.
La clasificación y ordenación de los documentos, que va a permitir distribuirlos conceptualmente en diversas clases y confeccionar un esquema de tipos documentales o cuadro de clasificación, que va a ser el eje sobre el que se articula la posterior ordenación e instalación de los documentos en el archivo.
La descripción de los documentos. Consiste en sistematizar las diversas categorías administrativas que componen la documentación de una asesoría.
Muy relacionado con lo anterior, se encuentran dos conceptos siempre presentes en la gestión documental de una asesoría:

El ciclo de vida de cada documento. Es decir, desde que se crea o entra, el tiempo que se mantiene o utiliza, y hasta su expurgo (eliminación). En relación a este punto, se distinguirá entre:
El archivo de gestión de oficina (cuando se crea o entra el documento, y cuando se utiliza más).
El archivo intermedio (cuando se hacen consultas esporádicas).
El archivo histórico (el valor del documento es testimonial, aunque sea inútil desde el punto de vista administrativo o jurídico). Hay que decir que en las asesorías lo más habitual es que el archivo intermedio y el histórico formen uno único.
La división de los distintos subsistemas de gestión documental. Por ejemplo, en una asesoría una posible división podría ser:
Planificación y toma de decisiones.
Representación y relaciones externas.
Gestión económica-financiera.
Gestión comercial.
Gestión de recursos humanos.
Gestión administrativa.
Gestión del archivo.
Gestión de la información documental (documentación externa).

b) La definición de los procedimientos de gestión que comporta la implantación de estos instrumentos básicos de gestión documental anteriormente enumerados: se parte de la gestión actual y se estudian las distintas posibilidades que hay antes de decidirse por la que se estime más conveniente. Estos procedimientos se plasmarán en normas y procedimientos de uso de la documentación.

c) La puesta en funcionamiento del nuevo sistema de gestión documental. Implica:

Establecer un orden de prioridades en la implantación de los nuevos métodos.
Dar a conocer las normas y procedimientos de uso y el modo en que deben ser aplicados.
Elaborar, si es necesario, un plan de formación sobre organización de archivos y diseño de bases de datos para el personal administrativo y los profesionales que trabajen asiduamente con documentación.
En todo caso, la puesta en funcionamiento siempre pasa por una concienciación por parte de todos de las ventajas de la gestión documental.