La gestión documental elimina tareas manuales no productivas

Hoy entrevistamos a Javier Mazo Torres, director de Desarrollo de Negocio de la empresa docQuijote Software, una empresa que desarrolla soluciones de management empresarial, específicamente en el campo de la gestión documental y los procesos de toma de decisiones a partir de información con base documental.

1- Empezamos preguntando sobre la importancia de la gestión documental para las empresas. ¿Es realmente necesario tener hoy en día un sistema de gestión de documentos?

Por supuesto. Se hace imprescindible en las compañías incorporar las herramientas necesarias que les permitan optimizar sus procesos de decisión. Un gran porcentaje de la información utilizada para ello reside en los documentos y por eso, el acceso inmediato a esta información así como la automatización de los procesos documentales, son tareas básicas que hay que acometer.

En el primer o segundo año la inversión en gestión documental puede estar amortizada

2- ¿Y vale para todo tipo de empresa o la gestión documental es sólo para las grandes organizaciones?

La automatización de procesos documentales aplica a cualquier empresa y su coste está al alcance de todas. Todos los departamentos utilizan documentación y, si pensamos el tiempo invertido en buscar un dato o un documento en las compañías, los errores producidos por el tratamiento manual de los mismos, los costes de almacenaje de archivos documentales, etc, todos nos podemos dar cuenta de su utilidad. De hecho, cuanto menos personal tiene una empresa más necesario es liberarlo de tareas que no aportan valor y dotarlo de las herramientas que le
permitan gestionar y encontrar fácilmente la información que precisa para su actividad.

3- Si tuvieras que decir uno… ¿Cuál es el sector que en mayor medida necesita una gestión documental?

No podría destacar un sector, podría hablar de procesos comunes a todos ellos: gestión de facturas de proveedores, documentación logística, recursos humanos, gestión de facturas emitidas, etc. Otro ámbito de actuación común a muchos sectores consiste en la gestión de expedientes y los documentos adjuntos a ellos (alumnos, empleados, proyectos, obras, etc).

4- Mucha gente no se anima a implantar una gestión documental por los costes… ¿Es caro tener una gestión documental?

Se trata de proyectos muy rentables si se da con la solución adecuada. Este tipo de proyecto, más aún si lleva asociados automatismos de captura de datos e integración de los mismos en los sistemas, notificación a los usuarios de tareas a realizar, etc, es considerado uno de los que mayor retorno de inversión lleva asociado en las compañías.

Para garantizar la seguridad de los documentos, hay que buscar sistemas que los almacenen de forma encriptada, con control de acceso a los mismos en base a perfiles de usuario y con informes de auditoria de consulta, modificación o eliminación

5- Desde vuestra experiencia, ¿Cuántos meses / años se tarda en amortizar la inversión?

En el primer o segundo año puede estar amortizada. Para conocer ese tiempo deamortización existen herramientas de cálculo del retorno de la inversión. Para ello es recomendable implantar soluciones que permitan, mediante configuración de procesos y no desarrollo de código, adecuar la solución a las necesidades de los usuarios con el menor esfuerzo posible. Otra posibilidad es contratar el software como servicio en un entorno Cloud, con costes mensuales muy por debajo de los ahorros producidos.

6- Otras personas tienen miedo de que sus documentos no estén seguros, ¿Opinas que es seguro tener almacenados los documentos en una gestión documental?

Mucho más seguro que en papel al alcance de toda la compañía, olvidado en la fotocopiadora o encima de la mesa. Hay que buscar sistemas que almacenen los documentos de forma encriptada, con control de acceso a los mismos en base a perfiles de usuario y con informes de auditoria de consulta, modificación o eliminación a los documentos. Por otro lado, se deben disponer de las políticas adecuadas de backup y recuperación de la información bien en los servidores de la empresa o en el entorno Cloud contratado.

7- ¿Cuál crees que es la mayor ventaja de la gestión documental?

Desde mi punto de vista la automatización de procesos, es decir la eliminación de tareas manuales no productivas, permitiendo que las personas se dediquen a tareas que realmente generen valor en la compañía.

La movilidad, el cloud y el big data tendrán un papel destacado en el futuro del sector

8- ¿Y el mayor inconveniente?

Probablemente que hay que dedicar un tiempo a ordenarse, a identificar como se están haciendo las cosas y cómo se podrían mejorar. Esta es la mayor reticencia para acometer estos proyectos por lo que deben ser impulsados desde la dirección de la compañía.

9- ¿Cuál es la situación del sector en España? ¿Hacia dónde va y a qué retos va a tener que hacer frente a medio plazo?

Está claro que la movilidad incidirá de forma directa en la manera en la que accedemos a los documentos de una organización. La forma de trabajar ha cambiado de forma notable por lo que será un gran activo para las organizaciones la capacidad que tengan éstas de acceder desde cualquier sitio a la gestión de los procesos fundamentales del negocio y ahí la gestión documental tiene un amplio campo de desarrollo. Esto supondrá el nacimiento de aplicaciones, plataformas y servicios móviles que lo hagan posible. Por otro lado el cloud y el big data tendrán también un papel destacado pese a que todavía hay que valorar muy bien cómo se conjuga todo con las políticas de protección de datos. En cuanto a los retos, la formación de los trabajadores seguirá siendo prioritaria. En las empresas todos deberán asumir el cambio al formato electrónico y la apuesta por la digitalización empresarial como única vía para incrementar la eficiencia y la productividad en aras a ganar en
competitividad.