La gestión documental debe estar en toda empresa grande o pequeña

Hoy queremos charlar con una de nuestras queridas expertas en gestión documental sobre el sector, sobre costes, seguridad, ventajas e inconvenientes y también sobre el futuro del mismo. Os presentamos a Montse Nieto, técnica especialista en RH y comunicación que actualmente trabaja para los ayuntamientos de la provincia de Barcelona como consultora e impartiendo formación en temas relacionados con la organización municipal, la transparencia y los procesos de gestión de e-documentos en la Diputación de Barcelona.

1- Montse, ¿Es realmente importante que las empresas hoy en día cuenten con un sistema de gestión documental?

Desde el sector público la respuesta es directa: no es tan sólo algo importante, sino que es muy necesario. La ley exige en este sentido el mínimo común necesario para asegurar la tan deseada interoperabilidad entre las administraciones públicas. ¿Y para las demás empresas? Pues también. ¿Os imagináis un procedimiento administrativo sin documentos? La eficacia pasa necesariamente por la simplificación, por hacer más fáciles los procesos y utilizar menos y mejores documentos, con independencia de su formato (papel o electrónico), y conseguirlo sólo es posible con un tratamiento adecuado en todo el ciclo de vida, desde su creación hasta su transferencia al archivo o destrucción.

2- ¿Esto podemos aplicarlo también a las empresas pequeñas o sólo atañe a las grandes organizaciones?

Aquí, como en tantas otras cosas, el tamaño no importa. Cualquier organización tiene como objetivo la calidad y trabajar lo mejor posible, y para conseguirlo la gestión documental debe formar parte de su manera de hacer.

3- En tu opinión, ¿resulta caro implantar una gestión documental?

Pues depende… El precio es un valor subjetivo. Gestionar documentos no tiene porqué ser caro. Muchas veces es más una cuestión de criterio o de actitud, de aprender a tomar decisiones y sobre todo a “socializarlas” o comunicarlas para que todo el mundo las aplique. Después de eso seguro que somos más capaces de encontrar una solución tecnológica adaptada a nuestras necesidades, también a las del bolsillo.

4- Hay mucha gente que es reticente a guardar sus documentos en una gestión documental en la nube, ya que creen que en ella no están seguros. ¿Es seguro tener los documentos en una gestión documental?

Las personas invertimos mucho tiempo buscando documentos, y lo cierto es que muchas veces lo hacemos sin éxito. Aplicar operaciones y técnicas a la producción, uso, preservación y custodia de los documentos es sin duda garantía de seguridad.

5- Queremos que te “mojes” Y sólo vale decir una ¿cuál es el mayor beneficio de la gestión documental?

Sin duda, aplicar el criterio. Organizar la oficina con un sentido, una lógica y una estructura. Para mí, el hecho de hacer las cosas de una forma y no de otra es muy importante.

6- ¿Y cuál crees que tú que es el mayor inconveniente?

La constancia. Perseverar en la utilización de una misma estructura y lógica requiere de atención y cuidado. Mantener esos valores de la gestión documental es difícil.

7- ¿Cómo ves el futuro del sector? ¿Hacia dónde va? ¿A qué retos crees que vamos a tener que hacer frente en los próximos años?

Creo que en este sector también será decisiva la ubicación de los documentos. Tendemos a utilizar cada vez más repositorios a los que podemos acceder desde cualquier parte, a trabajar los documentos colaborativamente y a compartirlos. Deberemos aplicar nuestros criterios de gestión documental también en esos entornos.

8- ¿Por qué te decidiste por esta profesión? ¿Qué es lo que más te atrae del mundo de los archivos?

Pues no soy consciente de haber tomado la decisión y mucho menos del momento en el que la tomé. De hecho… (Bromas aparte) siempre digo que yo no soy “del ramo”. Mi formación es la pedagogía, la capacitación y la comunicación, todas ellas disciplinas que me entusiasman y que intento llevarme siempre hacia la gestión documental. Creo que la multidisciplina es muy conveniente también en el mundo de los archivos.

9- Llevas meses colaborando en encuestas neodoc, ¿qué te parece esta iniciativa?

Pues ciertamente me parece una estrategia empresarial excelente, tanto a nivel de comunicación de marca como de intercambio profesional. Todos los que participamos de ella ganamos, me parece muy inteligente y os felicito por ello.

10- ¡Muchas gracias, Montse! Y ahora, para acabar ¿podrías dedicar unas palabras para los amigos de neodoc?

Muchas gracias por vuestras aportaciones, me parecen muy interesantes. Es muy gratificante sentirse parte de un proyecto y vosotros lo conseguís. Un saludo.