La falta de seguridad es, según los expertos, el mito más extendido sobre gestión documental
Que si una gestión documental es muy cara y no es apta para pymes, que si es muy difícil de usar, que si los documentos no están seguros, que si el retorno de la inversión tarda muchísimo en llegar… Estas son sólo algunos de los mitos o leyendas urbanas que suelen estar asociadas a la gestión documental. Pero, ¿Cuál es el mito más extendido sobre gestión documental?
Hoy en #encuestasneodoc tenemos la respuesta… Hemos preguntado, como siempre, a los que más saben de gestión documental.
«No es útil…»
Paper End afirma que uno de los mitos más extendidos del sector tiene que ver con la utilidad. «Muchas empresas creen que se trata de un servicio prescindible, no siempre ven los beneficios que trae». Y también de utilidad no habla María Jesús Serrano quien opina que «A primera vista, como no se ven los resultados de forma inmediata, parece que no es útil».
«Nos quedaremos sin papel…»
El miedo a quedarse sin papel es, según los expertos, uno de los mitos más extendidos. Así opina, por ejemplo, Gabriel Herrainz quien además añade la leyenda de que la gestión documental suele ser de difícil uso. Francisco Ricau también opina que la mayor mentira que se cuenta sobre gestión documental es que ésta supone la total eliminación del papel y que los beneficios económicos vendrán a corto plazo.
«Es carísimo…»
Y en la misma línea, Laura Rosas lo tiene claro. Para ella la mayor leyenda sobre gestión documental tiene que ver con el precio. «La alta inversión, sin ninguna duda, y la poca visibilidad y dificultad en el retorno de la inversión», señala la experta. La empresa Proyectos Archicom es de la misma opinión. Ellos creen que «el mito más importante es el de la alta inversión en la implementación de la gestión documental».
«Miedo a perder documentos»
Por su parte Luz García indica que «el mito que mas he oído es que con la gestión documental se pierden demasiados documentos y se destruyen». Algo con lo que la experta no está de acuerdo e insiste en la necesidad de contar con profesionales para que esto no pase.
De igual modo de expresa la empresa ADABI de México y José Luis Muñoz, quienes aseguran que el mayor mito es decir: «en los archivos no se encuentra nada» y nos enseñan este vídeo de YouTube. Se trata de un cortometraje ganador del II concurso de VÍDEO convocado por la asociación SEDIC, en el año 2013. Un expediente importantísimo no aparece por ningún lado, ¿será capaz el archivero de encontrarlo…?
