La digitalización de los procesos documentales permite mejorar la capacidad de respuesta al cliente
Se prevé que el volumen de información digital en el lugar de trabajo va a seguir creciendo, contando que para el año 2020 la información digital se habrá multiplicado por 30, consiguiendo así mejorar la capacidad de respuesta al cliente.
La necesidad de contar con un buen sistema de gestión documental es un hecho para todas las empresas, pero parece que las PYMES son las más involucradas con este proceso. Éstas, esperan haber digitalizado todos sus documentos en los próximos tres años, hoy en día más del 50% de las compañías tienen años de información almacenados en copias impresas
La globalización, la tecnología móvil, el cloud y los cambios demográficos en el lugar de trabajo implican que las organizaciones necesiten replantearse la forma en la que trabajan. Estos cambios, junto al avance cada vez más rápido del entorno digital dentro de las compañías, están afectando a la forma en la que las organizaciones gestionan sus documentos. Por esta razón, es clave contar con una gestión documental que sea efectiva, que no reste tiempo a la actividad principal de cada empresa y que permita mejorar los procesos de toma de decisión dentro de las organizaciones para mejorar su capacidad de respuesta al cliente.
La gestión documental neodoc aporta soluciones para capturar, archivar, clasificar, buscar, versionar y compartir documentos. Con lo que el ahorro de costes y la mejora del rendimiento están aseguradas.
Según un reciente estudio de Coleman Parkes Research patrocinado por RICOH, los directivos europeos tienen muy claro que existe un importante valor de negocio bloqueado en documentos en papel, y el 90% está de acuerdo en que digitalizar y liberar los datos que contienen estos documentos físicos mejoraría considerablemente los procesos de toma de decisiones empresariales. De hecho, el 78% de ellos afirmó que hubieran sido capaces de aprender de la anterior recesión y haber reducido el impacto de la actual si hubieran tenido un mejor acceso a datos históricos. Por esta razón, durante el periodo de recesión económica, más del 75% ha empleado gran parte de su tiempo en la digitalización de datos históricos.
Además, se prevé que el volumen de información digital en el lugar de trabajo va a seguir creciendo.
Según IDC, se espera que para el año 2020 la información digital se haya multiplicado por 30. Por esta razón, «la capacidad de acceder fácilmente a la información, tanto si se encuentra en formato digital como físico, resulta de vital importancia en los procesos de transformación digital y promoción del crecimiento empresarial», afirma Ramon Martín, Director General y COO de RICOH España.
El estudio también revela que más del 50% de las compañías dispone de entre cinco y diez años de información almacenada únicamente en copias impresas.
La mayoría de los directivos de empresas (el 67%) está de acuerdo en que tardan demasiado tiempo en encontrar los datos que se necesitan en los archivos impresos.
Las PYMES, más cerca de la digitalización total
Además, la gran mayoría de los directivos de las organizaciones españolas cree que la digitalización de los documentos impresos supondría un ahorro anual que oscilaría entre el 5 y el 20%.
La transformación digital permitirá a las PYMES crecer hacia un futuro con modelos de trabajo más productivos y ágiles, donde se fomentará el conocimiento compartido de los trabajadores y aumentará su capacidad de respuesta a las necesidades de los clientes.
