La desaparición del papel es inminente
Charlamos hoy con Fabian Sakamoto, responsable de Daruma Digital Data, empresa dedicada a la gestión documental.
– ¿Cómo se convence a una empresa de que necesita implantar una gestión documental?
Pues diciéndole que la Gestión Documental es necesaria hoy para toda empresa que quiera estar bien encajada en el siglo XXI. Hoy por hoy, solo quienes ignoran los beneficios quedan afuera de esto. Lo primero que hay que pensar es en la baja de costos operativos, la velocidad de la información con Internet. La información debe estar a disposición de quien la necesite ya mismo. Utilizar la nube y aprovechar todo lo positivo en la era digital. El papel como documento está desapareciendo del planeta. Pienso que es una cuestión de tiempo para que las empresas entiendan como aprovechar bien el sistema de gestión documental.
– Cuando dices empresas, ¿a cuáles te refieres: sólo a las grandes o también a las más pequeñas?
Las grandes empresas son las que han dado el gran paso, marcando la tendencia. El resto de las empresas, toman el ejemplo y muchas, todavía tienen miedo de tomar decisiones simplemente porque quienes tiene a cargo esas decisiones no conocen los beneficios y también porque el cambio de hábitos provoca inseguridades, porque si no ven y tocan el papel físico no les convence, esto es lo que sucede.
El papel como documento está desapareciendo del planeta
– ¿Es caro implantar una gestión documental?
Si pensamos en la Gestión Documental como un costo, estamos mal encaminados, ya que solo necesitamos saber hacer balance entre costo y beneficio. Si pensamos en que la amortización de un sistema de gestión documental se financia solo en los primeros meses, ya bajan automáticamente los costos operativos. Quizás, solo habría que pensar en el tiempo de adaptación de la gente y todo lo que esto implica, ya que una de las trabas más conflictivas en las empresas son los cambios radicales.
– ¿Puedes estar las empresas tranquilas?, ¿Es seguro almacenar documentos en un gestor documental?
Hoy en día, la seguridad informática es muy confiable. También existe la posibilidad de encriptar archivos o grupo de archivos, hoy no es un problema.
Si pensamos en la Gestión Documental como un costo, estamos mal encaminados
– ¿Cuál es la mayor ventaja de la gestión documental?
El tiempo de respuesta: necesitas un documento y lo tenes de inmediato.
– ¿Y el mayor inconveniente?
Insisto en que el mayor inconveniente es la resistencia al cambio operativo, los directivos o quienes tienen poder de decisión no siempre están capacitados para tomar estas decisiones, solo por ignorancia.
El mayor inconveniente de la gestión documental es la resistencia al cambio operativo
– ¿Cómo ves el futuro del sector?
En la compresión de que todo va para lo digital, la desaparición del papel es inminente. Hace 10 años, más o menos, cuando se hablaba del escritorio sin papel era una locura que jamás ocurriría y hoy ya es una realidad.
– Un reto y un deseo para este futuro…
Los retos son nuestros, de quienes creemos que el futuro ya llego. Deseo, fervientemente que el sector pueda generar soluciones simples, que estén al alcance de cualquier empresa por más pequeña que sea. También deseo poder contagiar estas ideas al mundo, por ello estoy contento de poder contarles esto a Ustedes, lectores de neodoc.
