La caja fuerte de las empresas del Ibex35
¿Dónde guardan los bancos los contratos de sus clientes? ¿Qué hace la Administración con la documentación que demanda para conceder una subvención? ¿Están a salvo los datos personales y confidenciales de empresas y ciudadanos? La respuesta a todas estas cuestiones debería ser «sí».
En España el negocio de la gestión documental está en auge y varias son las empresas que despuntan en la prestación de este servicio. Desde que CSC diese el pistoletazo de salida, varias han sido las firmas que han seguido sus pasos: entre Docout, la mayor empresa del sector en Europa, e Iron Mountain España se reparten a las integrantes del Ibex35 y se encargan de custodiar todos sus documentos originales y digitalizarlos.
Aproximadamente el 80% de la información que manejan las grandes compañías corresponde a contenidos como documentos de texto, imágenes escaneadas o correos electrónicos. Un banco, por ejemplo, tiene que conservar la documentación de una hipoteca durante quince años, o cinco en el caso de un depósito. Independientemente de la fecha de caducidad la obligación de acumular papel se traduce en gastos para las compañías que no sólo tienen que buscar un espacio en el que almacenarlo, si no que se tienen que preocupar de hacerlo a buen recaudo.
Seguridad y secreto profesional
Hay dos requisitos imprescindibles que tanto el propietario de un fichero de datos como el encargado de su gestión deben cumplir: seguridad y secreto profesional; así lo recoge la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) en sus artículos 9 y 10, respectivamente. En lo que respecta a la seguridad de los datos, disponer de las políticas de seguridad supone garantizar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información.
La logística para garantizar la integridad y confidencialidad de cualquier documento incluye vigilancia 24 horas, detectores de humo y hasta un tanque con miles de litros de agua para contrarrestar un posible incendio en los almacenes.
En el caso de Docout sus clientes cuentan con una cámara de máxima seguridad. En este recinto hermético, conocido como Faraday, se guardan a salvo de fuego, agua, gases corrosivos, radiaciones, derrumbamiento y, por supuesto, a salvo de curiosos, todas las copias digitales de los documentos que la empresa custodia.
«En nuestros almacenes contamos con todos los documentos originales de empresas de la entidad del Santander, BBVA, Gas Natural, Mapfre, Ferrovial y Vodafone, por lo que la información que custodiamos y gestionamos es mucha y muy valiosa. Somos conscientes de nuestra responsabilidad y por ello no escatimamos en la implementación de medidas que minimicen cualquier amenaza», apunta Jesús Usar, presidente de Docout.
Además de proteger las empresas de gestión documental son también las encargadas de destruir la información, ya sea en formato de papel o digital. Y es que, la LOPD obliga a la contratación de servicios de destrucción confidencial de documentos para asegurar que no se trafica con datos personales, por lo que toda empresa está obligada a externalizar este proceso.
La era digital y la desconfianza
La desconfianza y la costumbre son los dos factores que juegan a favor del papel en la batalla que libra con los soportes digitales. «Son muchos los ciudadanos a los que todavía les cuesta deshacerse de nóminas, contratos… Tener el documento en sus manos es lo que más confianza les da. Esa necesidad es la que obliga a cualquier compañía a contar con archivos inmensos y a necesitar empresas de gestión documental», analiza Usar. Sin embargo, todo apunta a que en un futuro, cada vez más inmediato, la clave del negocio documental estará en la tecnología.
En España existen ejemplos que evidencian ese quiero y no puedo: sólo el 10% de las facturas que se emiten en España se hacen a través de soportes digitales y el DNI electrónico no termina de arrancar. A juicio de Usar ésto es consecuencia de la ausencia de una regulación más firme. «Hoy todavía cuesta imaginar la firma de un acuerdo sobre la pantalla de una tablet, pero ese día llegará. Se necesita un marco legal que le aporte al ciudadano todas las garantías de que su firma digital tiene absoluta validez. A partir de ese momento empezará la era digital para el mundo de la documentación».
