Importancia de definir workflows en tu negocio
¿Qué es un Workflow?
El workflow – o flujo de trabajo – es la automatización de las tareas de una empresa.
Establecer workflows permite definir cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan y cuál es su orden jerárquico, es decir, qué tareas suceden a otras, cómo fluye la información de una a otra y cómo se realiza el seguimiento de cada una de las etapas del proceso.
Este sistema de trabajo, que se realiza bajo un entorno basado en la tecnología de la información, permite mantener conectados a los empleados con todos los procesos de negocio relacionados con la empresa.
Objetivos de un Workflow
- Integrar la totalidad de los procesos empresariales y optimizar la toma de decisiones.
- Mejorar las comunicaciones dentro de la empresa haciéndolas más ágiles y seguras.
- Optimizar la circulación de la información.
- Realizar una división del trabajo más clara por parte de todos los departamentos de la empresa que permita que la realización de tareas sea mucho más efectiva.
- Ahorrar tiempo e incrementar la productividad del negocio.
- Mejorar la atención y el servicio al cliente.
Ventajas
Los flujos de trabajo no son iguales ni funcionan igual en todas las empresas. Sin embargo, todos ellos proporcionan una serie de beneficios similares.
- Mejora de la productividad del trabajo de los empleados con la automatización de procesos.
- Normalización de los métodos de trabajo mediante procedimientos preestablecidos.
- Optimización de la circulación de información interna.
- Ahorro de tiempo en tareas poco necesarias u obsoletas.
Aplicaciones e integraciones
El uso de workflows permite automatizar la sucesión de acciones o actividades que forman los procesos empresariales, permitiendo realizar una trazabilidad completa de cada una de las etapas de dichos procesos.
La definición de un sistema de workflows eficiente permite realizar integraciones con otros sistemas de información esenciales como bases de datos, gestión documental o ERP, entre otros. Estas integraciones permiten que los workflows se conviertan en la integración de varios procesos empresariales que estén interrelacionados.
Workflows aplicados a documentos – neodoc
Un documento pasa por múltiples estados y usuarios a lo largo de su ciclo de vida desde su creación hasta su almacenamiento final o destrucción.
Gracias a los workflows se logra la automatización y el control de los procesos que siguen los documentos dentro de una empresa. Asegurando que el documento llega a los responsables adecuados como consecuencia de la definición de las reglas de negocio de cada empresa.
Los workflows más utilizados están relacionados con procesos de aprobación de facturas, albaranes, nóminas, etc. Sin embargo, también existen workflows asociados a departamentos de calidad y medio ambiente, atención al cliente, asesorías, proyectos y obras, es decir, a todos aquellos procesos en los que interviene algún tipo de documento.
Nuestra plataforma neodoc se adapta a las necesidades de cualquier departamento de tu empresa, sin importar el tamaño o el sector al que esta pertenezca.
Si ya tienes definidos tus workflows, pero aún siguen siendo muy manuales, no dudes en contactar con nosotros, te ayudaremos a digitalizarlos.
