«Implementar gestión documental ha sido una de nuestras acciones de mayor éxito»
La Unión de comerciantes de Gijón es una asociación empresarial, creada en 1978, que agrupa a Pymes de comercio minorista y Servicios de Gijón y Carreño, siendo la entidad más representativa de este sector económico, en ambos municipios.
Ésta manejaba más de 4.000 documentos al mes (facturas, nóminas, impuestos) cuya gestión manual les hacía perder muchas horas al día y acarreaba muchos costes. Además, al estar la Unión de Comerciantes formada por diversas empresas y asociaciones, la comunicación entre las mismas era complicada, lenta y poco ágil.
La gestión documental fue la solución. Por un lado, se instaló un subsistema de gestión documental que albergaba toda la documentación de las empresas asociadas, y, por otro lado, se les dotó de un subsistema de captura que permitía la digitalización y carga masiva de toda la documentación generada desde los programas de gestión (facturas, nóminas, impuestos, etc.) de forma totalmente automática usando técnicas de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR). Además, se creó el “Buzón del socio”, un portal en donde las empresas asociadas podían consultar en todo momento toda la documentación residente en su buzón a través de la Web institucional de la asociación.
El proyecto presenta un indudable impacto económico, con un retorno de la inversión muy alto por el ahorro de tiempo y consumibles. neodocLa gestión documental mejora los procesos documentales y del servicio asociado; hace la comunicación más rápida y ágil al tiempo que se ofrece un espacio de consulta on-line. Asimismo, presenta un importante impacto medioambiental debido al ahorro de papel y demás consumibles.
«Gracias a neodoc más de 400 empresas asociadas reciben la información de forma inmediata y el manejo de papel ha disminuido en un 50%. Implementar neodoc ha sido una de nuestras acciones de mayor éxito» explica Carmen Moreno, gerente.
