Hay que trabajar por una gestión documental más colaborativa, usando las herramientas 2.0 de forma coherente y rigurosa

José Iván Rodríguez (Gran Canaria, 1981) es archivero y miembro de la Junta directiva de Asarca, la Asociación de Archiveros de Canarias. Licenciado en Historia por la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria y máster en Bibliotecas y Patrimonio Documental por la Universidad Carlos III de Madrid, José Iván ha trabajado en varios archivos y fondos documentales ubicados en su isla natal (la Fundación Juan Negrín, el Archivo Municipal de Arucas, el Museo Canario, los fondos de fotografía histórica de la FEDAC…). Actualmente se encuentra realizando su tesis doctoral, sobre la aplicación de los catálogos de autoridades.

1- ¿Cuáles son las claves de la transformación digital de las empresas?

Es evidente que las nuevas tecnologías están modificando los modos de actuación tanto personales como colectivos, y el ámbito empresarial está obligado a afrontar este cambio con la debida decisión, adaptarse o morir, como dice el dicho. Por ello, creo que toda empresa debe apostar por una política de investigación e innovación acorde con su tamaño y capacidades. Integrar la digitalización de sus actividades y servicios –que no el mero escaneo de los documentos–, usar las TIC’s y mantener activos perfiles en redes sociales. Y no hablo solamente de inversiones económicas, sino de aplicar la imaginación y la planificación, saber cómo se está moviendo el mundo e intentar no quedar en desventaja.

2- ¿Cuál crees que es la clave para rentabilizar al máximo la gestión documental?

El tópico sobre gestión documental es que ahorra tiempos y aumenta la eficiencia de las organizaciones. Es un tópico no ajeno a la realidad, pero los profesionales del sector deberíamos concretar más ese ahorro, monetizándolo, dándole un valor específico, para que las empresas y las instituciones sepan exactamente de qué hablamos. Es una cuestión complicada pero insoslayable. Además, otro factor necesario para que la gestión documental sea rentable es que toda la organización se involucre en su seguimiento, que se comprometa a desarrollarla y aplicarla en su totalidad.

El tópico sobre gestión documental es que ahorra tiempo y aumenta la eficiencia. Deberíamos concretar más ese ahorro, monetizándolo

3- ¿Cuál es el indicador clave de que una empresa necesita una gestión documental? ¿Cuáles dirías que son los síntomas de una deficiente gestión documental?

Voy a pecar de utópico, pero quiero pensar que por definición toda empresa necesita una correcta gestión documental, prácticamente desde su inicio, como uno de los pilares en los que cimentar su actividad. Y ya no me refiero sólo como valor testimonial o de historia de la institución, sino para ayudar en el propio desempeño de sus funciones (tareas administrativas, marketing, recursos humanos…). En caso contrario, con una deficiente o inexistente gestión de los documentos, podemos apreciar el colapso de las actividades, los despachos abarrotados de “papeles” inservibles y/o duplicados, no saber dónde poner éste o aquel informe, a quién dirigirse, etc.

4- ¿Estamos preparados para la oficina sin papeles?

Me gustaría contestar que sí, pero considero que actualmente no, o al menos, no del todo. Creo que existen todavía demasiadas inercias difíciles de erradicar. Imprimimos aún los borradores de los cuadros de clasificación, para poder tacharlos libremente. Presentamos informes en papel y bien encuadernados, mantenemos facturas, notas, papeles varios. Sin embargo, sí me parece que estamos haciendo un esfuerzo cada vez mayor para ir desechando esas masas de papel que abarrotan las mesas, y optar mejor por las tecnologías, los dispositivos móviles, ordenadores, internet. Ya no se trataría sólo de una cuestión de adaptación a la realidad actual, sino también un factor de concienciación medioambiental.

Considero que actualmente no estamos preparados para la oficina sin papeles. Creo que existen todavía demasiadas inercias difíciles de erradicar

5- Vamos a contar mentiras… ¿Cuál es la mentira más extendida sobre gestión documental?

No sé si es una mentira propiamente dicha, pero sí un pensamiento habitual: que la gestión documental es colocar los papeles, ponerlos en cajas más o menos ordenadas y limpiarles el polvo, por así decir. Es más bien una idea que nace del desconocimiento, al no saber que la gestión documental abarca mucho más que eso, desde la propia creación de los documentos, a través de una política documental, etc. Un fallo de percepción del que podemos sentirnos responsables los profesionales del sector, por no saber llegar cada vez a más gente. Porque al fin y al cabo, si se siguen contando mentiras sobre gestión documental, alguna responsabilidad tendremos que asumir para evitarlas.

6- La oferta de softwares de gestión es amplia y variada, pero… ¿Vale cualquiera?, ¿qué tenemos que pedirle a una gestión documental? ¿Cómo elegir un programa de gestión documental?

No, por supuesto que no vale cualquiera. Hay que buscar un software que se adapte a las características de cada organización. Incluso a veces pienso que lo básico no es la búsqueda de un programa concreto de gestión, sino configurar bien las soluciones a las necesidades particulares de cada caso. Estoy pensando, por ejemplo, en pequeñas empresas, que quizá no tengan los recursos suficientes como para afrontar esta inversión. En todo caso, el software vendría para ayudar en esas soluciones, y no al revés. Es decir, hay que hacer la casa por los cimientos, estructurando una correcta gestión documental que sepa trabajar con los documentos específicos de cada entidad. A la hora de la elección del programa, no hay que dejarse llevar por las apariencias, o la fama o los rumores, sino elegir uno que se adapte bien las necesidades y que sea económicamente sostenible.

A la hora de la elección del programa, hay que elegir uno que se adapte bien las necesidades y que sea económicamente sostenible

7- Cloud computing y gestión documental ¿A favor o en contra?

Pues ni enteramente a favor ni enteramente en contra. A ver, me explico. Creo que no debemos volcarlo todo a la nube per se, sin cuestionarnos exactamente para qué y cómo lo hacemos, por un simple seguidismo. Habría que planificar antes las medidas de seguridad para conservar esos recursos, para garantizar el correcto funcionamiento de las aplicaciones, su disponibilidad. Ahora bien, tampoco podemos dar la espalda a lo que sucede a nuestro alrededor, ver las múltiples interacciones que se están produciendo en la red, la accesibilidad cada vez mayor. Habría que trabajar por una gestión documental más colaborativa, usando sin duda las herramientas 2.0 de forma coherente y rigurosa.

8- En un mundo cada vez más social y en donde se lleva el compartir… ¿Cómo afecta lo social a la gestión documental?

Pues creo que positivamente. Si nunca ha estado bien considerado el aislamiento, hoy día me parece que las redes sociales y los medios web contribuyen a estar en el mundo y a hacernos visibles, dando una gran oportunidad para poder explicar nuestros logros, para compartir experiencias y obtener sinergias significativas. La gestión documental vista así como algo que forma parte de la globalidad, de que hay ejemplos de su correcta aplicación. En este sentido, la difusión de los contenidos archivísticos mediante una buena política de comunicación, no es que sea ya una simple opción, sino que es una necesidad perentoria.

Habría que trabajar por una gestión documental más colaborativa, usando sin duda las herramientas 2.0 de forma coherente y rigurosa

9- Dime una sola tendencia de futuro que crees que marcará el camino del sector

Bueno, con la rapidez con que van las transformaciones actuales, me resulta difícil definir una sola tendencia duradera, pero con seguridad creo que seguiremos muy influidos por el factor tecnológico y por cómo éste ayudará a realizar nuestro trabajo de gestión documental. Una vez más, como ya he expresado antes, me parece que es entonces fundamental saber compartir las experiencias, estar bien interconectados y crear proyectos en común.