¿Por que está tan de moda la gestión de contenido empresarial?

Cada vez más empresas optan por implantar estos sistemas para controlar sus procesos de negocio. La gestión de contenido empresarial o Enterprise Content Management (ECM) se encarga de recopilar de forma automática y central, además de gestionar la información de la empresa. El ECM consiste en la combinación de políticas, estrategias y métodos de trabajo. El software de ECM se encarga del seguimiento del funcionamiento práctico de los procedimientos establecidos.

La transformación digital de las empresas es inminente, no importa cual sea el sector, el volumen o el modelo de negocio.

Para que una empresa pueda seguir compitiendo en un futuro cada vez más cercano es necesario que digitalice y automatice sus procesos de negocio. 

Existen herramientas que simplifican el trabajo de gestión y liberan a los equipos de cargas de trabajo que aportan poco o ningún valor. Las tareas repetitivas que se realizan de forma mecánica son resueltas por plataformas o aplicaciones que consiguen un mayor rendimiento y unos mejores resultados. Las plataformas ECM son una de estas herramientas y están compuestas de:

La gestión de contenido empresarial está compuesta por varios procesos complejos. Según la visión tradicional, el ECM se compone de:

Gestión de documentos (Document Management System, DMS): que se encarga de almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización.

Colaboración: se coopera entre usuarios tanto dentro de sistemas de apoyo como dentro de programas informáticos compartidos.

Gestión de contenido web (Web Content Management, WCM): que consiste en la redacción, colaboración y uso de herramientas de administración de páginas y portales web..

Gestión de registros (Records Management): la cual incluye todos los documentos (e, incluso, archivos multimedia) que se archivan dentro de una empresa.

Flujos de trabajo (Workflow): que se compone del movimiento automatizado de documentos a través de una correlación de acciones relacionadas con un proceso empresarial.

Gestión de procesos empresariales (Business Process Management, BPM): la cual intenta idear, optimizar y ejecutar correctamente los procesos de negocios.

Consejo: un paquete de gestión documental puede ofrecer muchas funcionalidades distintas, pero no todas las empresas necesitan lo mismo. Por tanto, es recomendable partir de lo que la empresa necesita de verdad y no de lo que ofrecen los paquetes que ya conoce.

Sin embargo, una visión más actual del ECM interpreta esos componente como pertenecientes a sólo una parte de esta gestión. Hoy en día se considera que el ECM se constituye por las acciones de:

Capturar: en este proceso se pasan los papeles físicos a formato digital dentro de un repositorio digital seguro. Esto se realiza con ayuda de un escáner, ya sea con: reconocimiento óptico de caracteres (Optical Character Recognition, OCR); reconocimiento inteligente de caracteres (Intelligent Character Recognition, ICR); reconocimiento óptico de marcas (Optical Mark Recognition, OMR); o con un código de barras. Sin embargo, la captura no sólo se centra en documentos físicos, sino que también recopila de forma automática los archivos electrónicos.

Gestionar: esta categoría controla el ciclo de vida de la información para cumplir con las políticas de retención de la organización, del gobierno y de las prácticas de la industria. La gestión incluye todos los elementos tradicionales de ECM (DMS, colaboración, WCM, gestión de registros, flujo de trabajo y BPM).

Almacenar: consiste en guardar información, incluso temporalmente aquella que no se requiere, desea o está preparada para ser almacenada durante un largo periodo de tiempo. Aun así, almacenar no es lo mismo que preservar.

Preservar: esta parte del ECM es la responsable del almacenamiento y de realizar la copia de seguridad a largo plazo del contenido estático. Además, esta función la hace la parte del ECM característica de la gestión de registros, a la vez que también está diseñada para ayudar a las empresas a cumplir con las normativa gubernamentales (como por ejemplo la ley europea GDPR) e industriales.

Entregar: a esto también se le conoce como output management o gestión de salida. Esta se encarga de tomar la información de los componentes de gestión, almacenamiento y preservación del ECM y dársela a los usuarios. El contenido llega a dónde y a quién la necesita a través de una serie de herramientas, y asea a través de e-mail, impresoras, sitios web, portales, etc.