Gestión documental: ventajas y beneficios para tu empresa
Aunque puede no parecer una prioridad, es importante tener una gestión documental en tu empresa. Gracias a ella lograrás que todos los documentos de la empresa estén controlados y centralizados. Si por ejemplo tu empresa realiza operaciones en diferentes países con muchas tareas diferentes es absolutamente necesario que tengas algún tipo de organización de sus documentos.
Es obvio que hoy en día, las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentos. Para gestionarlos de forma óptima es necesario contar con un sistema de gestión documental eficiente que te permita un fácil almacenamiento y una búsqueda ágil y rápida, junto con una recuperación eficiente.
Otra ventaja importante de la gestión documental está en la personalización y seguridad de los documentos. Por ello, la gestión documental es de suma importancia para los ejecutivos y gerentes sobrecargados de tareas y siempre en busca de la manera más eficiente, más inteligente y más rentable de gestionar sus trámites y hacer la administración más flexible.
La gestión documental tee proporciona un portal web (intranet) con acceso desde el navegador para poder acceder a todos los documentos, registros de la empresa y cualquier otro tipo de información.
El sistema no sólo captura y almacena los documentos escaneados, sino que también los integra de una manera única. De esta manera, se facilita la tarea de obtener los documentos con solo unos clics.
La gestión documental también nos permite organizar y recuperar documentos a través de consultas personalizadas y ofrece una manera eficiente de acceder a todos los documentos de la empresa con facilidad.
En definitiva, estas son las ventajas y beneficios de la gestión documental:
SEGURIDAD. Se evita la pérdida de documentos. Además, acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada. Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a los documentos.
EFICIENCIA. Se evita la pérdida de tiempo buscando información.
COLABORACIÓN. Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma documentación.
ORGANIZACIÓN. Indexación de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas personalizadas. Integración de la documentación del sistema de gestión documental con los demás sistemas de la empresa: ERP, CRM, Web, Email, Fax, etc…
CICLO DE VIDA. Workflow: Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un documento (como una factura), por ejemplo automatiza el proceso para los usuarios que tienen que aceptar una factura antes que esta pase a contabilizada.
AHORRO. Ahorro de costes en la empresa: se ahorra tiempo de los empleados al automatizar y facilitar en gran medida las tareas de gestionar la documentación y los procesos de la empresa, se ahorra tiempo al encontrar la documentación al instante, se ahorra dinero al no tener que utilizar tanto papel en la empresa, se puede conocer más rápidamente el estado de cuentas al integrar las facturas en el sistema de manera inmediata, etc…
