Gestión documental: una oportunidad para las asesorías
Cuando pensamos en una asesoría, lo primero que nos viene a la cabeza es la cantidad de documentos que se manejan: sobre las mesas, en archivadores, en carpetas y cajas. Parece, pues un entorno ideal para implementar herramientas de gestión documental. No obstante, no hay que perder de vista las dificultades con las que nos encontraremos:
- Resistencia al cambio, el personal está acostumbrado a una serie de procesos de gestión, que se verán parcialmente redefinidos.
- Captura inteligente de la información, los procesos de digitalización, indexación y clasificación deben ser lo más automatizados posible y no suponer tareas añadidas al personal de la asesoría.
- Modificación de los hábitos de acceso a la información del cliente final.
El reto, por tanto, está en que el resultado del proyecto genere la confianza suficiente para asegurar su implantación. Las dos cuestiones que pensamos deben atenderse con mayor cuidado son:
- la extranet de acceso a los documentos para clientes y oficinas
- y los sistemas de captura automáticos, que van a permitir reducir el esfuerzo de carga de documentación en el gestor.
Otras cuestiones, como la integración con los sistemas de gestión ya disponibles o la captura de datos vía OCR, pueden ser también interesantes, aunque deben estudiarse caso a caso.
En cuanto a los flujos de trabajo (“workflows”) de los documentos, habitualmente, cuando estamos hablando de grandes volúmenes, por cuestiones de productividad se opta por la publicación directa. Sólo en casos muy concretos, con documentos más sensibles que se quiera verificar o revisar con mayor detalle, podemos elegir un flujo que incorpore una revisión anterior a su publicación y, por tanto a su visibilidad por parte del destinatario final del documento.
Workflow. Adicionalmente, las transiciones de los diferentes estados de un flujo de trabajo (incluso, la del estado inicial, cuando estamos hablando de una publicación directa), pueden llevar asociados algunos automatismos, como el envío de una notificación o aviso por correo electrónico de la disponibilidad de un documento, o la propia tarea pendiente de revisión de un nuevo documento para su publicación.
En resumen, podemos decir que el sector de Asesorías (de todo tipo: de gestión, de calidad, contables, laborales, etc.) ven incrementada de forma sustancial su productividad y la calidad del servicio a sus clientes implantando soluciones de gestión documental automatizada.
