Gestión documental: un mercado con gran potencial
Por todos es sabido que, hoy en día las empresas manejan cada vez un mayor volumen de información, independientemente de su tamaño. Y por ello es necesario contar con un buen sistema de gestión documental. Sin embargo, también es cierto que, aunque parecía que este mercado iba a obtener mejores resultados, todavía no ha conseguido explotar del todo. ¿Cuáles son las razones? ¿Cuál es la situación de la gestión documental en nuestro país? ¿Cuál su futuro?.
Hoy hemos leído este artículo en Portal Informático en el que varios expertos del sector intentan dar respuesta a estas preguntas.
Todos coinciden en que la crisis económica que estamos atravesando es la razón principal de que el sector en nuestro país aún no haya explotado del todo. Y es que esta crisis hace que la mayor preocupación de las empresas pase por llegar a final de mes. A este factor se une otro más grave en las pymes: no disponer de una persona concreta que se encargue de la gestión documental.
Un factor que está haciendo que despegue la gestión documental viene de la mano de la factura electrónica. Según diferentes estudios, cuando las empresas se embarcan en temas de gestión documental el criterio principal, en el 52 % de los casos, es el ahorro de costes y esto, es planteable en una gran empresa pero no en una pyme porque a ellas en una situación de contracción económica es complicado decirles que inviertan.
Desde su punto de vista, la gestión documental en sí siempre ha sido un recurrente pero van cambiando la perspectiva y las motivaciones. Ahora hay una variable: la cantidad de información que nos está llegando por medios electrónicos es muy alta y va a ir en aumento y las pymes tienen que gestionarla porque hay información importante, al igual que sucede con la información en papel. Considera que gestionarla de forma unificada no es fácil, aunque tarde o temprano habrá que consolidar todo esto.
El big data, tan de moda hoy en día, se ha convertido en un problema para muchas empresas por la complejidad para gestionar los grandes volúmenes de información que manejan.
En cuanto a si la Ley de Protección de Datos es un aliciente para que se desarrolle la gestión documental, los ponente opinan que sí, aunque debería favorecer más porque es una normativa con la que se tendrían que poner más agresivos a la hora de hacerla cumplir, por la seguridad, por el hecho de quién puede acceder a qué tipo de documentos, los periodos de retención… ya que todo esto es el valor añadido que una solución de gestión documental te da sobre el mero archivado en carpetas de red.
