Gestión documental, mucho más que almacenar archivos en la nube
Una gestión documental es mucho más que almacenar documentos y archivos en la nube (Drive, Drpbox, etc.) Hoy os contamos cuáles son las diferencias.
1. Organizar archivos. En una gestión documental puedes organizar tus archivos a través de carpetas, categorías… En un sistema de almacenamiento en la nube sólo puedes hacerlo por carpetas.
2. Metadatos En un software de gestión documental cada archivo dispone de una ficha de metadatos en donde está su información más importante. En un sistema de almacenamiento en la nube sólo tenemos nombre del archivo y a veces su contenido.
3. Búsquedas En una gestión documental las búsquedas se realizan por el nombre del archivos y también en sus metadatos. Se trata de búsquedas rápidas y precisas.
4. Herramientas sociales En una gestión documental la colaboración entre usuarios se parece a la de cualquier red social: se puede comentar, dar a me gusta,, seguir, etc. En un sistema de almacenamiento en la nube sólo se pueden compartir archivos.
5. Gestión de flujos de trabajo (workflow) En una gestión documental se puede gestionar el workflow de los documentos. Así, se puede conocer el estado de cada archivo: por ejemplo, si una oferta está en estado de creación o si ha sido ya enviada, aceptada o rechazada por el cliente.
6. Personalización de imagen corporativa En una gestión documental se pueden personalizar las pantallas con el logotipo de la empresa en cuestión y la imagen corporativa de la misma, algo que no sucede en un sistema de almacenamiento en la nube.
7. Gestión de tareas repetitivas: En una gestión documental se pueden crear plantillas y correos automáticos de forma que las tareas repetitivas, como por ejemplo, crear una oferta, pueden automatizarse mediante la programación y el diseño de flujos de trabajo.
8. Herramientas adicionales Además de la simple edición en línea, una gestión documental permite desde el OCR al escaneo y digitalización directa de archivos o la firma electrónica de documentos PDF.
