Gestión documental interna: los clientes internos

Siempre hablamos de la importancia de la gestión documental en las empresas para la gestión de los clientes, pero ¿qué pasa con los clientes internos, es decir los trabajadores? 

Disponer de una gestión documental de contenidos empresariales o corporativos, es tan importante como la otra. Con las innovaciones tecnológicas tan rápidas que hemos tenido, ha cambiado la forma de trabajar y la forma de ver los objetivos de trabajo. Ha cambiado todo: la comunicación, la colaboración la gestión documental, el conocimiento, la forma de tener a nuestro personal satisfecho, es decir fidelizarlo…

Los trabajadores hoy en día también deben considerarse clientes a los que fidelizar para que las organizaciones funcionen y la gente lo considere suyo y esté orgulloso de pertenecer. Esto afectará a la producción y la competitividad de la empresa.

Teniendo una buena intranet, dónde se canalicen todos los procedimientos de la empresa y la gestión de la comunicación, conseguiremos que todo el mundo esté alienado con el objetivo.

Hoy en día, la mayoría de empresas tienen muchos trabajadores fuera de las oficinas (ya sea dentro o fuera del mismo país). Con una buena gestión interna, conseguiremos que cualquier persona tenga la información necesaria y sienta qué, aunque está “lejos”, forma parte de la empresa, que le ayudan en todo lo necesario para poder desarrollar bien su función dentro de la empresa. Tendrá sentimiento de pertenencia, por lo que evitaremos “la fuga de talentos”. Antiguamente, era “normal” estar toda la vida en el mismo puesto o empresa, ahora no. La gente tiene ambiciones, posibilidades, formación…si no está cómodo se irá…y eso es malo para cualquier organización.

Es imprescindible que haya una buena gestión documental interna dónde radiquen todos los procedimientos, las políticas de empresa, documentación para realizar cualquier trámite, etc.
Se debe generar comunicación y sentimiento de grupo y confianza. Permitir a los trabajadores acceder a plataformas sin problemas, tener la confianza en que sabrán utilizarlas de forma profesional según sus horarios, cantidad de trabajo, etc.

Facilitar el flujo de trabajo entre personas o departamentos también es fundamental. Que los trabajadores pueden conectarse para realizar trabajos en equipo, independientemente de dónde estén ubicados y con la mayor de las facilidades, fomentará la colaboración y el sentido de equipo.
Además, si fomentamos esta comunicación interna, nuestros trabajadores no tendrán problemas en compartir trabajos o información con sus compañeros, lo que generará más productividad y un buen clima de trabajo. También es fundamental preguntar y escuchar la opinión que tienen del sistema de gestión, etc.…de esta manera sentirán que se les valora, al final son ellos lo que deberán utilizar ese sistema diariamente y deben sentir que realmente les ayuda a realizar sus funciones, que les es práctico.
Este sistema debe poder adaptarse a los cambios e integrarse con cualquier otro programa que trabajemos, para que no se deba duplicar información o bien tener una parte en un sitio y otra en otro y encima, en otro formato, lo que hará que no sea fácil compartir ni recuperar esa información cuando se necesite.

Pero hay algo que también cuenta mucho para el sentimiento de pertenencia, y es el sentimiento de seguridad. Nuestros trabajadores deben saber que toda la información volcada en el sistema está segura ante errores, ya sean humanos o tecnológicos (que hay posibilidad de recuperación de posibles pérdidas) y, sobre todo, que lo es su información personal es tratada con confidencialidad, que hay protección de datos.

Por otro lado, existe aún mucha reticencia a cambiar programas o flujos de trabajo, por ello el nuevo sistema debe ser capaz de adaptarse a la forma actual de trabajo e ir permitiendo los cambios. Si algo funciona, no porque sea antiguo debemos cambiarlo, eso generará desconfianza en los trabajadores que lleven muchos años trabajando así, debemos ir adaptando los cambios tecnológicos poco a poco, con la integración de los trabajadores afectados, dando un buen soporte técnico para cualquier problema.

No debemos olvidar que una de las principales bases para el buen funcionamiento de las empresas, es tener unos clientes internos fieles.