Gestión documental en un despacho de abogados
Los despachos de abogados se enfrentan a multitud de problemas relacionados con la gestión de sus documentos, como la falta de espacio o la acumulación de papel en mesas, despachos, cajas… Además, puede darse el caso de que estén guardando papeles que ya no necesitan, pues muchas veces carecen de una política para distinguir qué hay que tirar y qué debe conservarse, lo que lleva a guardarlo todo. Este conjunto de problemas produce que se tarde mucho tiempo en colocar y localizar los documentos y que en muchas ocasiones exista duplicidad en éstos.
La gestión documental es el conjunto de tareas destinadas a clasificar, ordenar, gestionar y posteriormente difundir y recuperar información con rapidez y eficacia y puede ayudar al despacho en la tarea de poner todos sus archivos en orden y dar solución a los problemas anteriormente citados.
Hay que poner en marcha una política de qué se tira y qué no, y qué debemos conservar en formato digital o papel. Implementar gestión documental en un despacho de abogados puede ayudarnos a hacer un cuadro de clasificación que nos permita tener una estructura jerárquica y lógica de la documentación en el despacho.
La gestión documental da una respuesta ordenada al uso masivo de las nuevas tecnologías de accesibilidad y movilidad, al tiempo que aporta eficacia y eficiencia en el servicio al cliente.
También facilita el cumplimiento legal en todo lo relacionado con la documentación. Es de vital inportancia que los documentos en un despacho de abogados se manejen con la mayor seguridad, dada su delicada naturaleza. La gestión documental hace de ello una tarea mucho más sencilla y segura.
