Gestión documental en la nube, una opción muy rentable para las pymes
La implantación de gestión documental es una opción que las empresas están valorando cada vez más por los beneficios que incorpora en su funcionamiento diario y por el consiguiente logro de rentabilidad a medio-largo plazo. Conforme la empresa crece, la producción de documentos aumenta considerablemente y su gestión se vuelve cada vez más compleja. Esto puede llevar al planteamiento de instalar un sistema de información que permita una adecuada gestión y recuperación de la documentación.
El control de los documentos y el aprovechamiento de todo su contenido facilita la toma de decisiones empresariales y el aprovechamiento de todo su ‘know how’. Esto se traduce en una mejora en términos de rentabilidad y productividad. En resumen: Gracias a la gestión documental, las empresas logran crecimiento y progreso, se consolidan en su mercado y las mantiene como valores permanentes para sus clientes.
Es por ello que una adecuada gestión documental y de los recursos TI que la propia empresa produce en su actividad diaria acaba marcando la diferencia respecto a otras organizaciones que siguen funcionando a la antigua usanza. La información es hoy más que nunca el bien más preciado de las corporaciones. Su dominio y conocimiento determina en muchas ocasiones la buena marcha de los negocios que apoyan. Intentar desarrollarse y, como consecuencia, crecer, sin contar con soluciones tecnológicas que permitan el procesamiento, almacenaje, gestión y recuperación de, no solo nuestros documentos, sino también del contenido informacional de los mismos, sería como intentar ser trapecista sin red, en un mundo en que todos nuestros competidores ya la están usando. Siendo ya el Big Data una realidad palpable en muchas organizaciones, debemos permitirnos hilar lo más fino posible y eso no podemos hacerlo ya con los métodos tradicionales de gestión del conocimiento. Está a nuestro alcance emplear soluciones de gestión documental inteligente y digitalización de documentos que nos faciliten el trabajo y al mismo tiempo revaloricen las capacidades de nuestro valioso equipo de personas.
Uno de los principales obstáculos que tiene la implantación de un sistema de gestión documental en las empresas (aparte de la resistencia que pueda mostrar la alta dirección o determinados departamentos) es la inversión inicial que hay que hacer en infraestructura, ya que como mínimo hace falta contar con servidores para alojar el sistema y estos no son baratos a los niveles que una empresa de tamaño medio necesita (no basta con un hosting compartido, además de que tienen que contar en muchos casos con un certificado SSL, certificación conforme a LOPD, etc.). Es recomendable instalar un mecanismo de backup que permita asegurar la conservación de la información y los documentos de cara a robos de información, obsolescencia tecnológica, caídas inesperadas del sistema, etc., lo cual no es un asunto sencillo. Hay que invertir en formación desde cero o en reciclaje de nuestro departamento de informática para que puedan gestionar adecuadamente el nuevo sistema o contratar a personal para que pueda hacerse cargo de la nueva situación. Y se debe tener suficiente dominio como para poder usar el nuevo software con conocimientos de superadministrador, lo cual en muchos casos será prácticamente una utopía, porque se trata de entornos demasiado especializados que solo sus productores y distribuidores conocen a la perfección.
Entonces, ¿qué alternativa tienen las empresas no relacionadas con el sector de las tecnologías de la información que quieran implantar procesos de gestión documental.
La externalización de servicios es una alternativa, lo cual, por otra parte, no resulta algo ajeno. Desde siempre se ha contratado a proveedores especializados en el mantenimiento de equipos informáticos o se ha contado con alojamientos web externos cuando no se tenía esa posibilidad en el seno de la propia empresa. La gestión documental es un sector emergente que ha adquirido relevancia en la sociedad actual, permitiendo a las empresas poder sacar el máximo de rentabilidad en base al aprovechamiento de la información contenida en la documentación que producen. Las posibilidades que actualmente brinda Internet y su servicio más destacado, la web, hace que puedan evitar una elevada inversión en gestión documental gracias a la nube.
Mediante la gestión documental soportada en cloud, las empresas solo tienen que ocuparse de conocer y producir adecuadamente la documentación de su negocio. Se les ofrece un modelo de trabajo que no solo les ahorrará costes, si no que gracias al uso de SSL y backups programadas podrán garantizar la seguridad de la información contenida en los documentos y además tendrán a su disposición un equipo humano que por su conocimiento del 100% de la solución implantada podrá asesorarles de forma personalizada en el funcionamiento, podrá ayudarles en la realización de configuraciones específicas y les solucionará todos los problemas técnicos que les surjan. Y todo ello sin perder ni un solo ápice del potencial del sistema, ya que el uso en cloud no significa una versión light del programa padre, sino una forma más cómoda y fácil de uso. Mediante modelos económicos como el “pago por uso” tendrán una solución pensada solo para las necesidades específicas de cada negocio y adaptada a las posibilidades de inversión.
Las ventajas no solo son económicas (infraestructura, contratación y/o formación de personal y uso específico), si no que los beneficios que derivan de emplear la nube como entorno de trabajo se transfieren a las empresas, llegando a rentabilizar el tiempo y agilizando el ‘workflow’. Entre las nuevas oportunidades destaca el trabajo en movilidad, no solo porque podremos acceder a la documentación desde cualquier parte del mundo en el que haya un terminal con acceso a Internet, si no porque actualmente con los dispositivos móviles ya no hay barreras y frecuentemente los sistemas de gestión documental permiten el acceso móvil para realizar operaciones. Disponer de esta posibilidad supone abrir el horizonte de la empresa de forma ilimitada en tiempo y espacio y con ello allanando el camino al aumento de ganancias.
Otros beneficios, propios del uso de la web, consisten en el aprovechamiento conjunto de funcionalidades de otras aplicaciones existentes gracias al uso de sus APIs, las normas de interoperabilidad y las posibilidades de la web semántica. Podemos combinar la suite con programas ofimáticos como Google Docs o Microsoft Office para la edición de documentos, emplear autotagging inteligente, realizar búsquedas de contenido mediante la utilización de OCR, registrar documentos a través de correo electrónico y escáner, usar una interfaz corporativa personalizada, gestionar usuarios de forma avanzada, incluyendo servicios de notificaciones y gestión de eventos, previsualizar de forma online los documentos y disponer de control de versiones e historial de transacciones.
Como conclusión, el uso del sistema de gestión documental a través de la nube supondrá un considerable ahorro económico, ya que las empresas proveedoras ofrecen paquetes de servicios estandarizados que resultan más económicos con posibilidad de adaptación a las necesidades específicas de cada caso. Generalmente están todas las necesidades cubiertas, incluyendo la explotación del programa, el alojamiento en nube y las copias de seguridad. Las empresas que contratan tan solo tienen que ocuparse de producir adecuadamente su documentación. Fundamentalmente, la accesibilidad universal, la posibilidad de que se pueda llevar a cabo la gestión sin necesidad de tener conocimientos informáticos especializados, las especiales condiciones de seguridad de los entornos web de gestión documental y el que no sea necesario la inversión en equipo de hardware constituyen argumentos suficientes para que muchas empresas se decanten por esta opción. La computación en nube consigue aportar estas ventajas al apoyarse sobre una infraestructura tecnológica dinámica caracterizada por un alto grado de automatización, una rápida movilización de recursos, una elevada capacidad de adaptación para atender a una demanda variable de clientes, así como el despliegue de virtualización avanzada. Todo esto consigue abaratar el precio del uso y hace que las empresas comiencen a considerar una posibilidad atractiva decantarse por esta solución al obtener resultados provechosos a cambio de un coste razonable en dinero y curva de aprendizaje.
