Gestión documental: agilidad y productividad de una empresa
Cuando se habla de Gestión Documental sabes que nos estamos refiriendo a normas técnicas para administrar los documentos de un empresa, que es evidente la reducción de costes y tiempo a la hora de buscar un documento.
Gracias a una buena gestión documental una empresa puede automatizar la información de sus clientes y, éstos, ven la eficacia de la empresa en ciertos procesos.
La gestión documental bien organizada, aprovechando los recursos de hoy día, es una empresa que necesita poco espacio para el almacenamiento de documentos, ya que al digitalizar la documentación una empresa puede reducir entre un 30-40% las instalaciones dedicadas a ello. No sólo por tener dicha documentación digitalizada, sino porque además puedes tenerla almacenada en la nube y no ocupa espacio en disco.
Gestión documental = documentos a salvo
Es una manera de no encontrarnos con la desagradable sorpresa de que el documento que buscas se ha “perdido”, una vez que esté archivo en la nube está localizable y es difícil que se pierda. Todo ello ayuda a la localización de los documentos con rapidez, pues antes de tener la gestión documental incorporada en la empresa se podía tardar días en encontrar lo que se necesita. Con un buen software la localización del documento es rápida, fácil y ágil desde cualquier puesto de la empresa que tenga acceso a los documentos.
Gracias a la Gestión Documental una empresa tiene sus documentos a salvo, ya que digitalizando y archivando (ya sea en disco o en la nube) los documentos no se perderán. De ahí que una empresa que digitaliza y organiza sus documentos reduce costes y tiempo, lo que nos dice que con una buena gestión documental una empresa es productiva.
La autora: María Jesús Valseca
Consultora y experta en la gestión y tratamiento de la documentación y una de nuestras expertas más queridas y que más tiempo lleva colaborando con nosotros en #encuestasneodoc. Tras más de 10 años en el ámbito de los archivos, la documentación y la transcripción paleográfica, María ofrece desde 2014 sus servicios como freelance para proyectos nacionales y locales. Es además co-fundadora y responsable del área de archivística y patrimonio documental de la empresa Epsilon Gestión Documental y autora del blog archinfo20.es. Puedes leer aquí la entrevista que le hicimos en neodoc.
