Filiberto Camacho: "Con la gestión documental ganaremos en eficiencia"

Nuestra primera entrevista del 2019 es con Filiberto Camacho Arenas, Ingeniero Industrial por la Universidad de Santander UDES y Gerente General de GESCAD SAS.

¿De qué forma le ayuda a una empresa pública o privada contar con un programa de gestión documental?

Como herramienta de planeación genérica, en primer lugar, no distingue de sector público o privado. Por otra parte, su metodología va a llevar a las empresas a racionalizar sus esfuerzos y concentrarse en lo realmente valioso del entorno relacionado con la gestión documental. Adentrarse al modelo desde un diagnóstico integral y articularlo con el resto de la organización a través de los programas específicos es absolutamente enriquecedor. Así bien, el programa de capacitación aporta beneficios a la gestión del cambio en la cultura organizacional, los programas de documentos electrónicos, reprografía y normalización de formas y formularios pavimentan la plataforma que ayuda al desprendimiento del soporte papel, el programa de auditoria velará por el cumplimiento de los objetivos y compromisos desde lo más alto de la estructura, programa de documentos vitales o esenciales canalizará y discernirá aquellos documentos facilitativos de aquellos que marcan la columna vertebral del negocio.

¿Cuánto tiempo puede tardar el equipo humano de la empresa en hacerse con el manejo de un sistema de gestión documental?

Desde una perspectiva que permita una medición objetiva donde se incluyan los instrumentos archivísticos: Tablas de Retención Documental, Tablas de Valoración Documental, Inventarios, Plan Institucional de Archivos, Tablas de Control de Acceso, Programa de Gestión Documental, Modelo de Requisitos para Administrar Documentos Electrónicos y Sistema Integrado de Conservación con su respectiva aplicación, se debe considerar un plazo no menor a 4 años, entendiéndolo como su etapa de madurez. Desde luego el sistema de gestión documental visto como un escenario inherente a quehacer diario del equipo humano dentro de las empresas.

Quien pretenda empezar con una gran suma de dinero pensando que ésto reemplazará de tajo toda su gestión anterior se equivoca

¿Es realmente sencillo el uso de un sistema de gestión documental?

Es cuestión de verlo y entenderlo como una forma de trabajo o know-how. Las empresas deben considerarlo como un activo al cual se debe invertir recursos al tiempo que se mida el nivel de interiorización por parte del recurso humano. Siendo precisos, no es complejo de realizar, solo basta con desprenderse de antiguos paradigmas asociados a la gestión documental.

¿Es muy grande la inversión necesaria?

Es cuestión de creatividad, compromiso y esfuerzos calculados. Normalmente los empresarios lo ven como una pirámide invertida y pretenden empezar con grandes sumas de dinero dirigidas a la tecnología bajo la idea que esto reemplazará de tajo su gestión documental, es ahí donde se equivocan.

A día de hoy pienso que es irreal pensar en un escenario 100% libre de papel

¿Es posible librarse totalmente del papel?

A día de hoy pienso que es irreal pensar en un escenario 100% libre de papel; falta reglamentación más clara o pragmática en los conceptos de autenticidad, disponibilidad, integridad, confidencialidad y trazabilidad; de igual forma no depende solamente del esfuerzo que pueda hacer una empresa, puesto que ella debe interactuar con público en general y otros entes que posiblemente no estén alineados. Los esfuerzos a la fecha han sido importantes pero debemos trabajar más en el sector para reducir los altos consumos de papel.

¿Cuáles serán los primeros síntomas de cambio que notaremos al tener una gestión documental?

En primer lugar: Eficiencia. La dimensión e impacto que tiene la gestión documental como proceso transversal nos ayuda a medir el trabajo y uso de nuestro recurso humano. Por otra parte, Eficacia. Al incorporar gradualmente tecnología de información y comunicaciones, es un hecho que podremos hacer más rápido y de forma precisa nuestras tareas cotidianas en el trabajo.

Los primeros síntomas de cambio que notaremos al tener una gestión documental son eficiencia y eficacia

¿Hay algún sector que necesite más gestión documental que otro?

Realmente es algo subjetivo, pero si se quiere esbozar desde un ángulo muy general, el sector servicios puede concentrar mayores volúmenes de documentos físicos y electrónicos, por ende mayor necesidad de administrarlos.

En tu experiencia, ¿Cómo cambia el día a día de una empresa gracias a la gestión documental?

Se puede sintetizar en el concepto de CONFIANZA. Es común ver empresas saturadas de documentos en sus archivos de Gestión y con enormes fondos documentales acumulados que se derivan de años de miedo y desconfianza en lo que hacen los otros; el comprender la gestión documental y asumir responsabilidades dentro de la producción, gestión y trámite, distribución y disposición final de los documentos, sin duda lleva a procesos ágiles, mejores sitios de trabajo y armonía en los equipos.

Gracias a la gestión documental las empresas ganan en CONFIANZA

Dame algún ejemplo o caso práctico que hayas vivido tú

Una empresa de servicios públicos domiciliarios que tercerizaba el proceso de recaudo de su facturación, se vio abocada a la acumulación excesiva de desprendibles de pago que retornaban del público, la razón: no tenía un proceso confiable de verificación de saldos vs soportes y sentían miedo de las posibles reclamaciones ante posibles inconsistencias. Entendiendo la Ley de Servicios públicos pudieron ver que existen términos para reclamaciones por parte de los abonados y por otro lado también esta empresa contaba con un término perentorio para adelantar procesos coactivos; asociado este análisis a las Tablas de Retención Documental y con el Apoyo del Comité Interno de Archivo se logró tomar la decisión de descongestionar mediante eliminación controlada. Asimismo, mediante simples archivos planos que suministraba en línea el recaudador, se logró agilizar los procesos de verificación de saldos apoyados en auditorias programadas.