Evangelizar al cliente. Un must a la hora de implementar soluciones de gestión documental
Cuando la empresa por fin toma la decisión y se decide a implementar soluciones de gestión documental toca realizar una labor clave para que ésta realmente avance dentro de la organización: es el momento de instruir o evangelizar a dicha empresa.
Y es que, en muchas ocasiones, las empresas (sobre todo las pequeñas) se encuentran perdidas en un mar de soluciones diversas, herramientas variadas, múltiples servicios, equipos, etc.
En este momento, los que trabajamos en este sector tenemos que convertirnos en aliados de nuestros clientes. Tenemos que darles soluciones y brindarles todo nuestro apoyo a lo largo de todo el proceso de digitalización.
Las opciones son muchas y es importante que el cliente siempre opte por la que mejor se adapta a sus necesidades
Asimismo, es vital que pongamos el foco en mejorar la experiencia del usuario a la hora de interactuar con los sistemas de gestión documental, por ejemplo, en el momento de acceder a la documentación. Y es que, sin duda, uno de los beneficios de la gestión documental es el de poder acceder de forma prácticamente instantánea a la información que necesitemos en un momento concreto.
Otra ventaja en la que debemos hacer hincapié es en la automatización de trámites que, a día de hoy, siguen realizando de forma manual. Es importante hacerles llegar ese mensaje de valor añadido que una solución de gestión documental puede aportarles. Para ello es fundamental que las soluciones que les ofrecemos sean de uso sencillo para que no provoquen rechazo en los usuarios, y que les permitan realizar tareas relacionadas con la gestión de los documentos en menos tiempo que a través de la forma tradicional.
Por último, no debemos empezar nunca la casa por el tejado. Es recomendable comenzar poco a poco, implantando estos sistemas para resolver situaciones concretas, y luego, ir ampliando a más procesos.
