¿Es fácil aprender a utilizar un sistema de gestión documental?
¿Es realmente sencillo el uso de un sistema de gestión documental? El experto Sergio Gómez lo tiene muy claro. Siempre y cuando hablamos en términos de software, y la respuesta es SÍ, siempre que el sistema esté pensado en el usuario.
Sistemas de Gestión Documental hay muchos y con una diversidad de funciones y posibilidades que hacen que sea difícil elegir. Pero siempre, lo que facilitará el trabajo será la forma como el sistema se relaciona con el usuario de forma fácil, simple y con un concepto que es transversal acá: la equivalencia funcional.
Pilar Campos @Pilar__Campos explica que «la dificultad no sólo reside en la interfaz del software, la resistencia también viene porque implica pensar y trabajar diferente».
Por su parte Susana Verdejo @susanaverdejo opina que la dificultad de uso depende de varios factores: Usabilidad del software, predisposición del usuario, y de la correcta explicación de motivos para la implantación al usuario.
Saber elegir un gestor documental
Actualmente la oferta de Software para la gestión documental es, incluso, más que amplia. Pero lo cierto es que no cualquiera sirve. Como siempre lo he dicho, eso depende de las necesidades de cada organización. Tan simple como que, una empresa que se encarga de proyectos viales y que está distribuida a lo largo y ancho de un territorio, no necesita el mismo sistema que una empresa pública centralizada en una ciudad específica.
Sin embargo considero que lo que debemos pedir sí o sí es una serie de requisitos mínimos. Una serie de características funcionales y no funcionales que el sistema debe cumplir. Yo normalmente me guío con MoReq2, DoD 5015.2 y la ISO 16175, suelo complementar con requerimientos de seguridad y temas no funcionales que nacen de estudios de necesidad de la organización.
Al final, insisto, depende de las necesidades específicas de la empresa. Para elegir, bastaría con hacer un análisis muy juicioso de las necesidades de la empresa, los requerimientos de procesos, de gestión documental, de seguridad, de negocio, de calidad y todos los demás que se te ocurran y que puedan surgir y sintetizarlos en un check list al cual se asignas valores cuantitativos. Con este instrumento evalúas las distintas opciones de software y el sistema con más requerimientos cumplidos, es decir que responde a las necesidades de tu organización, debería ser el que se elija.
Una respuesta de Sergio Gómez
