La captura en gestión documental ha de ser ágil y de calidad

Ya tenemos respuestas a la pregunta que lanzábamos este mes en #encuestasneodoc. En esta ocasión preguntábamos a los expertos sobre los requisitos de la captura en una gestión documental.

María Jesús Serrano lo tiene muy claro. Una captura de calidad tiene que tener unos «buenos metadatos, que tenga en cuenta el Esquema Nacional de Interoperabilidad, debe ser fácil de usar y debe contar con óptimos gestores humanos.», explica Serrano. El Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) establece la serie de Normas Técnicas de Interoperabilidad que son de obligado cumplimiento por las AA.PP. y que desarrollan aspectos concretos de la interoperabilidad entre las AA.PP. y con los ciudadanos.

Al igual que María Jesús Serrano, la experta Montse Nieto asegura que la captura ha de ser «adecuada a ENI«, también habla de metadatos «mínimos» y de validez jurídica.

De «agilidad y calidad» habla la experta Luz García quien asegura que no sólo vale con tener un buen equipo técnico, sino que hay que contar «también con profesionales competentes».

Juan F. González explica algunos de los requisitos que debe tener la captura en gestión documental. Para empezar, ha de garantizar la legibilidad en el documento, sin manchas ni borraduras. Y además, debe garantizar la calidad, esto es, que la información debe ser fiable, consistente, correcta o al menos relevante o significativa.

En neodoc entendemos que los requisitos de la captura son estos 4:

1- Digitalización masiva

Es vital que la gestión documental pueda digitalizar documentos desde cualquier escáner o medio virtual (carpetas, impresoras virtuales, webservice, etc) y que cuente con herramientas que permitan una efectiva digitalización masiva de documentos, con distintos métodos de clasificación y separación de los mismos. Ejemplos: digitalización de diversas orígenes (carpeta, escáner, etc.), separación automática de documentos (marcas, códigos de barras, páginas en blanco, cada n páginas, etc.), conversión automática de formatos (PDF, PDF de texto, TIFF, etc.), etc

2. Tecnologías de captura

La gestión documental neodoc debe poder capturar información de todo tipo de documentos, ya sean estructurados (formularios, facturas, etc) o no estructurados. Para ello, lo normal es que use tecnologías como OCR, ICR, códigos de barras, códigos QR u OCR semántico.

3. Integración

Normalmente hay que integrar el sistema de captura con otros sistemas de gestión del cliente para facilitar la captura y la clasificación y la entrega. Para ello, la gestión documental debe tener un amplio abanico de métodos y formatos de integración estándar que aseguren una integración eficiente. Ejemplos: Estándar CMIS, integración con ERP, exportación a CSV y XML, etc.

4. Plataforma

La gestión documental debe de estar pensada para dirigir y soportar la estrategia de gestión de contenidos de cualquier organización. Por ello lo más recomendable es que sea escalable, multiplataforma, interoperable y fácil de adaptar a los procesos. Por eso ha de contar con herramientas para crear tipos de documentos, así como worflows y campos (metadatos) personalizados. Ejemplos: Herramientas de creación de tipos de documentos, herramienta de generación de máscaras de captura, posibilidad de ejecución desatendida, compatible con modelo on cloud, etc.

Muchas gracias a nuestros expertos por su participación.