Encuestas neodoc es una iniciativa necesaria, un lugar de intercambio y enriquecimiento común
Hoy charlamos sobre gestión documental con Diego de la Prada Espina, CEO de JANO; ARCHIVOS Y GESTIÓN S.L. empresa que desde 1996 realiza sus actividades en el campo de la consultoría e implementación de soluciones para archivos y Sistemas de Gestión de Documentos.
1-¿Cómo de importante es la gestión documental hoy en día para las empresas?, ¿Todas ellas requieren de un sistema de gestión de documentos?
Hemos de considerar previamente que los documentos respaldan las gestiones, derechos, límites de actuación y compromisos de la entidad que los genera. Por tanto, cualquier problema derivado de una insuficiente o deficiente gestión de los documentos repercute directamente en mermas económicas de diversa cuantía, llegando incluso a pérdidas catastróficas. Conforme a lo dicho, el disponer o no de una adecuada gestión de los documentos se reduce a una asunción de riesgos por parte de la empresa, con independencia de su tamaño o sector de actividad, al fin y al cabo todas las empresas producen documentos.
2- Por lo tanto es apta para todo tipo de empresas: grandes y pequeñas
Sí. Es necesaria para toda entidad que quiera superar las continuas incidencias y agresiones que sufre en el entorno propio del desarrollo de su actividad, de forma rápida y segura.
3- El problema de las pequeñas es muchas veces el económico… No pueden hacer frente a la inversión ¿Cuánto cuesta tener una gestión documental?
Normalmente podemos estar hablando de una cantidad que representa menos del 0,2% de los resultados de las organizaciones antes de impuestos, pero a su vez puede representar una reducción de costes de gestión que sea tres a doce veces esta cantidad.
El mayor inconveniente de la gestión documental es el cambio de cultura que implica para el personal de las organizaciones que lo asumen
4- Otra de las preocupaciones de nuestros lectores tiene que ver con la seguridad ¿Es seguro tener los documentos en una gestión documental?
¿Qué es más seguro conocer nuestras deficiencias o ignorarlas? Siempre es mejor conocer las limitaciones de nuestra empresa para saber por dónde pueden aparecer los problemas y qué soluciones priorizar para los Sistemas de Gestión de los Documentos. (SGD).
5- Si tuvieses que decir sólo una ¿cuál es la mayor ventaja de la gestión documental?
Ya la definió Juan Bautista Llovet en el S. XVII, los archivos, y por extensión los documentos, son el arsenal jurídico de la institución que los produce. Poco tenemos que añadir al respecto ya que la consideramos como la ventaja nuclear de la que dependen las demás.
6-¿Y el mayor inconveniente?
El cambio de cultura que implica para el personal de las organizaciones que lo asumen, con independencia del cargo de responsabilidad que ocupen.
Un deseo para el futuro del sector: menos intrusos, más profesionalización y más valor añadido para los clientes
7- Hablemos del futuro del sector. ¿A qué retos crees que va a hacer frente a medio plazo?
Hay cada vez más frentes abiertos, pero se pueden señalar dos: El desafío que suponen las migraciones de documentos electrónicos de formatos antiguos a actuales de forma periódica y sin que por ello pierdan su Autenticidad. Y la detección de nuevas necesidades de las empresas en la Gestión de los Documentos en entornos en los que sus trabajadores ya no estás en puestos fijos gracias a los nuevos dispositivos móviles y redes de comunicación.
8- Y frente a estos retos, si pudieras pedir un deseo para el futuro del sector…
Menos intrusos, más profesionalización del sector y que sus servicios den mayor valor añadido a sus clientes.
9- Y para acabar, como siempre, te pedimos tu opinión sobre nuestras encuestas, ¿qué te parece esta iniciativa?
Necesaria, y esperamos que sea el primer paso para una mayor participación de distintos profesionales y empresas creando un lugar de intercambio y enriquecimiento común.
