¿En qué consisten los procesos de gestión documental?
El archivo de documentos, ya sea en formato físico o digital, es en la actualidad en un reto para las compañías que tienen que manipular una gran cantidad de información. Por ello, es muy importante importancia tener sistemas y procesos de gestión documental que pongan a disposición de los usuarios los documentos que puedan serles de utilidad.
Cómo optimizar el archivo de documentos físicos y digitales
El archivo documental necesita diferentes procesos de gestión documental que han de estar digitalizados.
Los procesos de gestión documental DMS) son los procesos que usan unas operaciones y técnicas que sirven para administrar el flujo de documentos externos e internos que componen los procesos de negocio de una empresa.
Las empresas cada vez necesitan unos procesos de gestión documental más sofisticados, ya que requieren nuevos formatos (audio, multimedia, etc.). Los documentos en formato papel son escaneados para que puedan ser procesados por el sistema de gestión documental. De esta manera, los documentos se guardan y archivan en carpetas electrónicas que pueden ser indexadas por múltiples metadatos para que luego estos documentos se puedan recuperar en base a diferentes criterios y búsquedas.
Por todo ello, el profesional del archivo que está en el departamento de administración tiene ahora un nuevo papel, que está muy vinculado a lo electrónico, para asegurar el acceso, la integridad y la preservación de la documentación a largo plazo con criterios de la ciencia archivística, pero con nuevas herramientas y conceptos. Aparecen así conceptos como SIP, OAIS, AIP, firma electrónica, etc.
¿Cómo debe ser el archivo de documentos?
Un buen sistema de gestión documental debe garantizar el control de una información eficiente, organizada y que suponga una importante reducción de tiempo a la hora de su manipulación.
Según cuáles sean nuestros objetivos y los procesos que queramos incluir en la gestión documental, necesitaremos de uno u otro tipo de software de gestión documental, contando con herramientas individuales o un sistema integral. Es decir, no es lo mismo si queremos contabilizar el registro de documentación que se administra o, en cambio, si queremos cubrir todo el ciclo de vida del documento, automatizando al máximo los procesos de negocio.
Por tanto, cuanto mayor grado de digitalización sea la integración de documentos e información de valor, mayor complejidad adquirirá el sistema, pero también mayor control y automatización lograremos.
