El ROI y la inversión, los mayores inconvenientes de la gestión documental

La pasada semana abríamos una nueva encuesta neodoc para preguntar a los expertos sobre las desventajas e inconvenientes, si es que los hay, de la gestión documental en las empresas.

Y es que lo cierto es que las ventajas son bien conocidas por todos y ya las hemos analizado en diversas ocasiones: el ahorro de espacio al eliminar gran parte de los documentos en papel, la seguridad (controlar quién accede a los documentos, hacer copias de seguridad de toda la documentación a diario de una forma muy sencilla, saber quien elimina o modifica un documento concreto) y el acceso inmediato a la documentación sin importar el tiempo que hace que la archivamos, sin tener que recurrir a una memoria prodigiosa y sin depender de ese compañero de trabajo que justo hoy no ha venido.

Pero también existen inconvenientes. Muchas veces se cree que el mayor obstáculo para instalar un sistema de gestión documental es la introducción de la información (el archivo histórico), aprender a usar el software, la seguridad, etc.

La archivera María Jesús Valseca ‏@MariaValseca nos comenta que, a su juicio, el principal inconveniente de la gestión documental es sobre todo que la persona encargada no esté bien preparada para acometerla, es decir, la falta de conocimientos o de formación en las empresas.

Por su parte, el documentalista en el mundo de las TIC Francisco Ricau @fricau , asegura que el mayor problema de la gestión documental es que el ROI (retorno de la inversión) ‏no es inmediato. Asimismo, el experto explica que, en muchos casos, «la gestión del cambio es muy crítica para algunos empleados».

De similar opinión es la documentalista y consultora especializada en gestión documental y de contenidos Susana Verdejo ‏@susanaverdejo ‏quien indica que, en muchas ocasiones, las empresas desconocen los beneficios y quieren ver resultados al instante. «Esto es un inconveniente porque todo necesita su tiempo», asegura Verdejo.

En Tecnosolucions @tecnosolucions , empresa catalana especializada en gestión y custodia documental, hablan de «la inversión mayor o menor que hay que realizar» como el único inconveniente que tiene la gestión documental. «No hay más», añaden.

Y de inversión precisamente nos habla también el profesional y especialista en archivística colombiano José Luis Carreño @jlcarrenos quien explica que en su país «se sufre por los escasos recursos que destinan a la gestión documental». Por ello, para el experto, el mayor inconveniente es la falta de recursos para su sostenimiento.

El toque de humor de la encuesta neodoc de este mes viene de la mano de la empresa de gestión documental, de archivos y contenido Alacaja ‏@alacaja quienes aseguran que «la buena, constante y planificada gestión documental NO tiene inconveniente alguno ;)».

Y con humor e ironía nos contesta también la experta Montse Nieto ‏@lanieto ‏»¿Inconvenientes dice? ?Y quién no quiere dedicar tiempo a aquello que no se ve? ¿estructura funcional y diseño de circuitos? ;)»