El futuro de la gestión documental está claramente ligado a la actual transformación digital.

Guillermo Castellano, fundador y consultor de gestión documental de Nosturi (empresa que ofrece servicios de gestión documental y preservación digital basados en soluciones de software libre) es nuestro invitado de hoy en neodoc. Guillermo es Licenciado en Historia por la UCM y Especialista Universitario en Archivística por la UNED. En 2016 cursó el Posgrado en Implantación de proyectos de gestión de documentos electrónicos (EDRMS) en la UOC. Tiene experiencia en implantación de aplicaciones de código abierto como OpenKM y AtoM, tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres y el uso de la gestión documental para cumplir las normas ISO. También escribe en los blogs de Nosturi y OpenExpo y colabora con la Asociación de Archiveros de Castilla y León, de la que es socio.

1- ¿Cómo de importante es la gestión documental hoy en día para las empresas?

Se suele confundir el sistema de gestión documental, que establece la política, los objetivos y el marco de directrices para controlar los documentos, con el software de gestión documental, que es la herramienta informática que nos ayuda a cumplir ese sistema. Todas las empresas producen documentos en el desarrollo de su actividad y requieren algún sistema para gestionarlos adecuadamente, pero no en todos los casos éste incorpora un software de gestión documental. Una de las razones de que se diferencie cada vez menos entre SGD y software de gestión documental es que, en un contexto dominado por la documentación electrónica, la tecnología resulta imprescindible para aplicar un modelo de gestión documental. Aunque unos archivadores de oficina pueden solucionar más o menos las necesidades de una pequeña empresa o un profesional independiente que sólo tenga la obligación de conservar las facturas que emite y recibe, presentan muchas limitaciones cuando contamos con varias series documentales, estamos certificados (o queremos certificarnos) en alguna norma ISO o necesitamos automatizar procesos, por mencionar solamente algunos ejemplos típicos.

2- ¿Es sólo apta para grandes empresas?

Cualquier empresa puede implementar un modelo de gestión documental independientemente de su volumen de empleados y facturación. Aunque la gestión documental se continúa asociando a las grandes cuentas, que constituyen el mercado objetivo de la mayoría de proveedores de este tipo de servicios, en la última década se han producido dos fenómenos que están permitiendo a las organizaciones con menos recursos acceder también a soluciones de gestión documental profesionales y plantearse adoptar su propio SGD. Uno es la computación en la nube, que reduce los gastos de infraestructura informática, y otro es la consolidación del software de gestión documental libre y de código abierto, con un coste total de propiedad más competitivo.

La computación en la nube ha permitido a las organizaciones con menos recursos acceder también a soluciones de gestión documental profesionales

3- ¿Cuánto cuesta tener una gestión documental?

Lo que tenemos que preguntarnos es si una empresa puede asumir los costes de una mala gestión documental. No encontrar o no producir un documento exigido por la ley acarrea sanciones importantes, que varían en función de las exigencias legislativas y normativas del sector. En el sector farmacéutico, por ejemplo, no presentar a la administración evidencias de que se está operando conforme a la Ley 29/2006 está penalizado con multas de hasta 600.000 € y, en los casos más graves, la suspensión de la actividad del laboratorio. Tampoco las PYMES y entidades sociales están exentas de estas obligaciones. Una pequeña asociación de mediación y resolución de conflictos que custodie documentación de menores sin las debidas medidas de seguridad puede ser sancionada por la Agencia de Protección de Datos con multas de 40.001 a 300.000 €.

4- ¿Es seguro tener los documentos en una gestión documental?

Absolutamente. Un SGD reduce los riesgos de no crear ni recuperar documentos adecuados y garantiza que éstos se mantengan auténticos, fiables, íntegros y usables durante todo su ciclo vital.

Lo que tenemos que preguntarnos es si una empresa puede asumir los costes de una mala gestión documental

5- Si tuvieses que decir sólo una ¿cuál es la mayor ventaja de la gestión documental?

Aunque mis clientes seguramente responderían que la mayor ventaja de la gestión documental es el ahorro de costes o la tranquilidad de no perder nunca más un documento –sin duda, dos de sus principales ventajas–, como archivero lo que más valoro es que nos permite conocer las actuaciones de las organizaciones tanto públicas como privadas y tomar decisiones informadas. No hay que perder de vista que los documentos son, ante todo, evidencias.

6- ¿Y el mayor inconveniente?

Quizá el mayor inconveniente de la gestión documental sea su desconocimiento. Los archiveros percibimos que se ignora el valor que nuestra profesión aporta, no solamente a las empresas, sino al conjunto de la sociedad. Como resultado, muchas organizaciones piensan equivocadamente que la gestión documental cuesta más de lo que vale. Si comparasen detenidamente el coste de un proyecto de implantación de un SGD y el coste de no gestionar bien los documentos, verían que su retorno de la inversión es considerablemente más rápido que el de otros servicios y productos que compran. Una consecuencia todavía más lamentable es la falta de personal en los archivos públicos, que además afecta directamente a los derechos de los ciudadanos.

Muchas organizaciones piensan equivocadamente que la gestión documental cuesta más de lo que vale

7- ¿Dónde crees que reside el futuro del sector?

El futuro del sector está claramente ligado a la actual transformación digital. Sólo una minoría de los archiveros que sale de las universidades trabajará en archivos históricos. Aunque queda mucho trabajo por hacer en estos archivos y las administraciones públicas deberían dedicarles muchos más recursos, quienes más demandan los servicios que puede ofrecer un especialista en gestión documental son la administración electrónica y las empresas que buscan avanzar a entornos de trabajo sin papel y capitalizar el conocimiento que producen.

8- ¿A qué retos crees que va a hacer frente a medio plazo?

Suelo decir que el reto que tenemos por delante ya no es tanto digitalizar los archivos, sino archivar lo digital. El aumento de la información nativa digital plantea problemáticas nuevas, como la conservación a largo plazo de estos documentos electrónicos o asegurar la fiabilidad y pertinencia de los datos abiertos, que no se van a resolver únicamente con un enfoque tecnológico. Este desafío supone una gran oportunidad para visibilizar y poner en valor el trabajo que realizamos los profesionales de la información.

El reto que tenemos por delante ya no es tanto digitalizar los archivos, sino archivar lo digital

9- Un deseo para el futuro del sector…

Tenemos que conseguir que no haya ningún archivo sin archiveros. Los archivos son garantes de nuestros derechos y es injustificable que la mayoría de ellos no cuente con los medios suficientes para desarrollar las funciones previstas en nuestro ordenamiento jurídico.