El desafío: altos volúmenes de documentos / la solución: gestión documental
¿Cómo una empresa de servicios debe gestionar miles de documentos y optimizar su capacidad de respuesta frente al usuario? La respuesta implica tres etapas: reduciendo costes, optimizando los procesos internos y aumentando la productividad. Estos tres hitos se afrontan con la apuesta por un software de gestión documental que se adapte a cada una de las necesidades empresariales.
La demanda, cada vez mayor, de información personalizada, requiere importantes procesos, como por ejemplo la generación de volúmenes altos de documentos en base de datos dinámicos e impresión de volúmenes altos de documentos y luego su distribución, en formato papel o electrónico; la comunicación ágil y eficiente con el cliente para optimizar su capacidad de respuesta; además de la emisión y envío de documentos, facturas electrónicas, etc.
Para cumplir con estas exigencias las compañías deben enfocarse en mejorar la efectividad de sus procedimientos y mejorar los post-procesos, para mantenerse competitivas en el mercado. Para lo cual, es importante tener entornos de volumen alto de impresión; entornos en los que la cantidad y la variedad de documentos va siempre en aumento y en los que se precisa de velocidad y a la vez calidad.
La clave: un buen sistema de gestión documental
Un adecuado sistema de gestión documental puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso. La gestión documental ha dejado de conformar un sistema de archivo y recuperación, para llegar a ser una herramienta imprescindible y básica para la optimización de todos los procesos asociados al trabajo con volúmenes grandes de documentación.
La adopción de un buen software de gestión documental que solucione las necesidades corporativas, debe estar en manos de expertos, que estén al tanto de las necesidades de la empresa y tangan, al mismo tiempo, el asesoramiento adecuado para adquirir el gestor documental correcto. Las empresas que ofrecen tecnología cuentan con un servicio de consultoría, que permite planificar la estrategia corporativa de una empresa.
