Anticorrupción: acceso a la fuente fiable de la información pública

Hablamos con Joan Pérez Ventayol, coordinador de formación continua de la Escola Superior d’Arxivística i Gestió de Documents de la Universitat Autònoma de Barcelona (ESAGED-UAB). Es graduado superior en archivística y gestión documental y postgraduado en gestión de documentos electrónicos. Hasta hace poco, era técnico de archivo y de gestión de documentos del Consell Comarcal del Vallès Occidental (Barcelona), una entidad supramunicipal dentro del marco de la administración local catalana. También es doctor en historia contemporánea por la UAB. Ha publicado varios trabajos de historia y, en el contexto que nos ocupa, sobre la vinculación del archivo con los procesos de transparencia y acceso a la información.

1- ¿Cuáles son las claves de la transformación digital de las empresas?

Una de las claves es que, desde la dirección de las empresas, se considere el flujo de información y los datos de los documentos un valor esencial para la organización, incluso en términos económicos. La posibilidad de una transformación digital de los procedimientos como base de una reducción de costes tiene que conducir a la implantación de procesos de gestión, almacenamiento y acceso rápido y eficiente a los documentos. Pero sin la consideración de la información como un componente esencial, la transformación digital será mucho más difícil de implementar.

2- ¿Cuál crees que es la clave para rentabilizar al máximo la gestión documental?

Que sea percibida como un activo. Poner en valor el control y el acceso a la información. No tanto en un entorno público, porque ya tiene un marco normativo y legal que obliga a desarrollar entornos de gestión documental, sino sobre todo en el ámbito privado. Si esa percepción se produce, la aplicación de políticas de modernización y mejora en la gestión de documentos se contemplará como parte básica del negocio y, por lo tanto, se rentabilizarán sus posibilidades. Ahora bien, para poner en valor la información generada y que no sea percibida como un elemento secundario o irrelevante, es necesaria mucha pedagogía. Que se entienda el papel principal que juega en cualquier organización la gestión de los flujos de información y de documentos. O bien explicar los riesgos que supone no tenerlos controlados. Esta es la clave, creo.

Para rentabilizar al máximo la gestión documental es necesario que ésta sea percibida como un activo

3- ¿Cuál es el indicador de que una empresa necesita una gestión documental? ¿Cuáles dirías que son los síntomas de una deficiente gestión documental?

Uno de los síntomas más evidentes es la pérdida de información, así de simple. Cuando una organización dedica parte de su tiempo y de sus esfuerzos a buscar o localizar la información que ha generado, se pone en evidencia que existe una necesidad de mejorar los circuitos de control de datos y documentos. Es solo una cuestión de eficiencia y rentabilidad. La necesidad de documentar los procesos de negocio de una empresa o entidad como parte de sus actividades tiene que implicar también la recuperación ágil y eficiente de su información. Si no, lo que se gana por un lado puede perderse por otro, y eso afecta al rendimiento. Por lo tanto, uno de los primeros indicadores suele ser la inversión de tiempo en localizar la propia información y documentación. A partir de aquí, la diagnosis de los procesos o no procesos de gestión documental permite ver los puntos débiles o las deficiencias en su implantación.

4- ¿Estamos preparados para la oficina sin papeles?

En el entorno de la administración pública, creo que no. En realidad, creo que necesitamos estar preparados para un entorno híbrido, que va a durar mucho tiempo. Y no tanto por el papel que tiene que jugar el archivo en todo el proceso de digitalización, sino sobre todo por la poca conciencia que tienen los otros agentes implicados de que este es un proceso de cambio en el modelo de gestión, y no solo una simple permuta del soporte del documento. Los agentes que deberían liderar este cambio como son, a parte de los archiveros, los juristas, los tecnólogos, los informáticos, los responsables de organización y la dirección no han sabido canalizar, en la mayoría de casos, la necesidad de trabajar conjuntamente. El trabajo interdisciplinar, una hoja de ruta común y no fluctuante por los cambios políticos, la responsabilidad de cada parte, la cultura del cambio… aún son cuestiones poco atendidas.

El indicador de que una empresa necesita una gestión documental es la pérdida de información

5- Vamos a contar mentiras… ¿Cuál es la mentira más extendida sobre gestión documental?

Precisamente pensar que vamos a conseguir una administración 100% digitalizada y sin papeles en un futuro próximo. La preparación de las administraciones ha avanzado y la legislación es favorable, pero aún queda mucho recorrido. Las dimensiones y las capacidades de los diferentes entes públicos generan velocidades diferentes en la implantación de la administración electrónica, por lo que los procesos de gestión documental en todas las fases y procedimientos de tramitación son lentos y difíciles de aplicar. A veces escuchamos, desde posiciones directivas, la necesidad de tenerlo todo digitalizado, en la mayoría de casos sin haber calculado antes qué supone este cambio y sin asignar los recursos necesarios, por lo que acaba siendo una propuesta poco dimensionada. El proceso de digitalización también necesita de una visión estratégica real y no grandes afirmaciones.

6- La oferta de softwares de gestión es amplia y variada, pero… ¿Vale cualquiera?, ¿qué tenemos que pedirle a una gestión documental? ¿Cómo elegir un programa de gestión documental?

Creo que lo más importante es que el gestor documental no solo incorpore los documentos u objetos digitales generados por la aplicación de gestión de expedientes al que se asocie, sino que sea capaz de incorporar todos los activos de información que provengan de las diferentes plataformas de tramitación que tenga la organización. El gestor de expedientes es solo un generador organizado de documentos, pero hay otras aplicaciones como bases de datos, plataformas de gestión específicas, registros, canales de comunicación, etc. que también tienen que incorporar las evidencias electrónicas que generan en el gestor documental, y poder aplicar los criterios archivísticos necesarios. La integración del gestor documental con los diferentes canales, aplicaciones y plataformas de la organización es lo que permitirá una gestión completa de toda la información. Eso es lo que pediría.

La mentira más extendida sobre gestión documental es que vamos a conseguir una administración 100% digitalizada y sin papeles en un futuro próximo

7- Cloud computing y gestión documental ¿A favor o en contra?

A favor. Es una buena opción para las organizaciones. De hecho, muchas de las soluciones de gestión documental del mercado ya ofrecen la opción de almacenamiento en la nube con las mismas funcionalidades y a un precio menor. En cualquier caso, siempre está el tema de la seguridad o el hecho de tener, en el caso de las administraciones, documentación pública en manos de terceros, sin control aparente. Pero si se hace una evaluación de los riesgos del entorno local o de la nube, los problemas de seguridad y de gestión son parecidos. En estos momentos, los dos entornos ofrecen garantías suficientes. Es más, a pesar de los problemas de confianza que aún genera la nube, muchos de los problemas de gestión, copias de seguridad, rendimiento, etc. que se producen en un entorno local ya no repercuten directamente.

8- En un mundo cada vez más social y en donde se lleva el compartir… ¿Cómo afecta lo social a la gestión documental?

Desde mi punto de vista, creo que afecta muchísimo. En unas sociedades dónde el impacto de las TIC es cada vez mayor y dónde el volumen información a la que tenemos acceso es enorme, los procesos de gestión documental cobran una importancia indiscutible. El consumo de información aumenta, pero la capacidad para seleccionar aquella que es de calidad y aquella que proviene de una fuente de autenticidad no es tan sencillo. La demanda social de acceso a la información va a posicionar los archivos y la gestión de documentos como verdaderos espacios de acceso a datos fiables a través de la red. Pero esto no se podrá hacer sin completar unas políticas de gestión de documentos robustas e interoperables con todos los agentes implicados y dirigidas a los usuarios últimos: los ciudadanos.

Estoy a favor de la gestión documental en la nube. Es una buena opción para las organizaciones

9- Dime una sola tendencia de futuro que crees que marcará el camino del sector.

Las demandas ciudadanas, sin duda. Hemos hablado del aspecto social y de la influencia de las nuevas tecnologías en la sociedad actual. La creación de consciencia de participación política y las nuevas formas de intervención ciudadana que generan las TIC demandarán una información pública completamente accesible, y por lo tanto unos profesionales de gestión de documentos bien posicionados y formados para hacerlo posible. El acceso a la fuente auténtica y fiable de la información pública será, y de hecho ya es, uno de los factores más importantes en las políticas de transparencia y de lucha contra la corrupción. Por eso es tan importante posicionar el papel de los archivos y de los sistemas de gestión de documentos como servidores de información de calidad, cosa que abre un gran campo de posibilidades para el sector.