El 75% de los expertos coincide: Sin gestión documental se pierde eficacia
En esta ocasión la respuesta ha sido casi unánime. La mayoría de los expertos han hablado sobre ineficacia en la gestión, pérdida de tiempo, y procesos lentos y redundantes como consecuencia de una falta de gestión documental. Muchos han hablado incluso de caos para definir la vida sin gestión documental y otros han hablado de incumplimientos normativos, duplicidades e inversiones erróneas. Algo ha quedado claro: la gestión documental es necesaria, y lo es en todos los ámbitos de la vida, no sólo en el laboral, como bien ha explicado Alacaja. Os dejamos con las respuestas…
MDA, una compañía especializada en el diseño y desarrollo de soluciones de tratamiento y gestión de la información, que se ha incorporado este mes a nuestro listado de expertos, afirma que «no tenerla en cuenta es no valorar opción de mejora«. No tener en cuenta la Gestión Documental puede suponer invertir innecesariamente, perder oportunidad de ahorro, incumplir normativas, gestión ineficaz, no poder dedicarse a tareas estratégicas.
Rebeca Fernández, Archivera, Community Manager y emprendedora, de Molina de Aragón, recién llegada también a #encuestasneodoc habla de pérdida de control, de competitividad y eficacia. «Los ejemplos que he visto hablan por sí mismos: oficinas colapsadas de documentación, en las que cada empleado guarda sus documentos para sí, por miedo a perderlos dentro de ese marasmo documental; copias y copias de los mismos documentos, con la consiguiente pérdida de tiempo y dinero que ello conlleva; extravío de documentos e información importante», explica Rebeca. En definitiva, un caos del que también habla el experto Juan Aº Fernández, «Todo termina en el CAOS si no se pone remedio».
La palabra caos también se repite en la boca de los expertos de Doc Quijote: «Sin gestión documental llega el caos, la pérdida de clientes, de tiempo y baja la productividad»
Didier Hurtado explica que no tener una adecuada gestión documental se incurre en incumplimientos normativos, pérdidas de reputación y oportunidades y que una adecuada gestión da paso a ventajas competitivas, ahorros, oportunidades de negocio y crecimiento de ventas y marca. Esto es así, según Hurtado, puesto que una gestión documental «brinda seguridad y cumplimiento normativo, legalidad, rendición de cuenta y documentos fiables e íntegros». Asimismo, el experto asegura que «una adecuada gestión evita actos de corrupción y pérdida de reputación dando paso a la transparencia en la organización».
Francisco Ricau, explica que las consecuencias de no contar con una gestión documental son tres: «pérdida de tiempo en búsquedas; duplicados masivos de documentos y dificultades para compartir información».
Por su parte, Sergio Gómez habla de procesos lentos y redundantes, imposibilidad de ofrecer información veraz a los ciudadanos, imposibilidad de aprender de las experiencias previas y por ende, imposibilidad para tener Gestión del Conocimiento.
Laura Rosas asegura que una consecuencia muy importante puede ser el exceso de información sin gestionar o por el contrario una gran falta de ésta.
Y los mexicanos PaperEnd explican que la principal consecuencia es tardar demasiado tiempo en encontrar un documento o traspapelarlo, algo habitual cuando no hay una buena gestión. Y lo mismo opina María Jesús Valseca, quien asegura que «una de las consecuencias más usuales es el no encontrar la documentación rápido por no tener bien gestionada la documentación».
Para Alacaja «la gestión documental debe estar presente en mayor o menor medida en cualquier ámbito». Desde Jaén nos explican que ésta debe de estar en el trabajo, en nuestra casa, en la Administración Pública, en Instituciones benéficas… «En muchos casos se hace gestión documental sin que se sepa que se está llevando a cabo, sólo se piensa – ¡ay que ver que persona más ordenada!– sin ser conscientes de las ventajas que esta persona ordenada está obteniendo realmente», explica Alacaja.
