El 45% de los expertos hablan de agilidad y de eficacia como dos características claves de la gestión documental
La semana pasada preguntábamos a los expertos en gestión documental cuál era, a su juicio, la mayor ventaja que aportaba ésta a una empresa. Las respuestas han sido variadas y han tocado diversos temas.
Aún así, El 35% de los encuestados coinciden en que el acceso a la información y el poder recuperar de forma ágil, fácil y segura los documentos es la mayor ventaja de la gestión documental. Muchos de los expertos, cerca del 45%, hablan de agilidad y de eficacia como dos características claves de la gestión. Características que se completan con otros términos como: productividad, eficiencia, calidad, valor añadido, etc. Un 20% de los encuestados hablan sobre todo de control y de seguridad como el gran beneficio de la gestión documental en la empresa.
Acceso y recuperación
«acceso inmediato y ubicuo a la documentación y el control de versiones». Asimismo, las archiveras Karina Reyes Serrano y María Jesús Valseca también hacen hincapié en la importancia de la recuperación de información y hablan de tres pilares básicos «facilidad en la recuperación de la información, mayor acceso a la información y ahorro de tiempo y dinero»
Agilidad y eficacia
La empresa mexicana Paper End opina que la mayor ventaja de la gestión documental es que te permite «agilizar la disponibilidad de información y poder tomar decisiones más rápidas». De igual modo piensa Salomé Lendínez , CEO de Alacaja: «la eficacia es la característica más completa y representativa de Gestión Documental».
La empresa docQuijote Software añade que la gestión «mejora la productividad y la eficiencia en la empresa» y Alberto Ramos, estudiante de Grado en Información y Documentación, cree que si «la gestión documental formara parte del plan estratégico de cualquier empresa la haría más competitiva y tendría un valor añadido».
Sobre calidad nos habla la documentalista Luz García «Para mi el beneficio más importante es, sin duda, la Calidad, ya que si hay Calidad hay servicio, eficacia y fiabilidad», asegura Luz.
Orden, control, seguridad
Mónica M. Mouton, archivera tecnológica, que se queda conel control: «si sabes lo que tienes, se puede recuperar y usar. Lo demás viene en consecuencia», dice Mónica.
Por último, Susana Verdejo, documentalista y consultora especializada en gestión documental y de contenidos, cree que la gestión documental «minimiza los riesgos de pérdida de información».
Desde neodoc, como siempre, damos las gracias a todos los expertos por haber colaborado, una vez más, en nuestras encuestas sobre gestión documental.
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