Digitalización y gestión documental, un sistema vital para las empresas

Cuando las empresas custodiaban un fondo documental de gran tamaño (muchos archivos, millones de documentos…) además de necesitar mucho espacio físico para albergar tal cantidad de información, hay que sumar los riesgos implícitos de deterioro y pérdida de dichos documentos, unido a la incapacidad de ser consultados desde diferentes emplazamientos de las empresas. Una serie de dificultades que complican el día a día de muchas empresas.

La solución para estas empresas es un sistema de digitalización con un sistema de captura especial basado en OCR que reconozca números, códigos de barras, códigos QR, etc. Asimismo, es importante instalar una gestión documental a través de la cual las empresas puedan gestionar y consultar sus documentos. De esta manera se consigue que desde cualquier emplazamiento o sede se pueda buscar, consultar, modificar o añadir cualquier nuevo documento, ficha o expediente.

Gracias a la gestión documental y a la digitalización de documentos se logra un gran ahorro de costes, una mayor eficacia y más seguridad en la gestión de los documentos. Tanto es así que la gestión documental, en muchos casos, llega a convertirse en un sistema vital para las empresas en su día a día.

Ver caso de éxito de digitalización en la empresa ITVASA. Es la empresa que presta en Asturias el servicio público de Inspección Técnica de Vehículos, es decir, se encarga de los controles técnicos periódicos de los mismos, contribuyendo a mejorar la seguridad vial y la calidad medioambiental. Se constituyó como Sociedad Anónima y comenzó su actividad en 1988 en sus instalaciones de Pruvia. A día de hoy cuenta con 8 estaciones repartidas por la geografía asturiana.