Digitalización de documentos: ¿en qué consiste?
La digitalización de documentos es pasar un documento físico a uno digital. Son muchas las compañías que almacenan muchos documentos que ocupan espacio y que además son difíciles de encontrar. El proceso de digitalización supone una ventaja competitiva ya que hace que la información sea accesible.
La cuestión es ¿Qué debemos tener en cuenta antes de digitalizar documentos? ¿Y qué pasa después? ¿Qué beneficios realmente aporta este proceso?
Todas las respuestas en nuestro post de esta semana.
Motivos para empezar un proceso de digitalización
Existen una multitud de factores que le pueden llevar a la digitalización de documentos. Además del ahorro de espacio, la razón fundamental sería poder disponer de la información de forma mucho más rápida. Poder encontrar la información que desea con solo teclear un par de palabras puede suponer un gran ahorro de tiempo. Esto puede mejorar la eficiencia de su empresa.
También existen otros motivos que le pueden llevar a realizar este proceso, entre ellos:
- La seguridad, porque lo que anteriormente se encontraba bajo llave, ahora puede estar protegido por diferentes claves de acceso y restricciones según usuario. Esto reduce el riesgo de pérdida o sustracción de la información.
- Necesidad de acceder a la información desde dispositivos móviles. Cada día, en un mayor número de empresas, los empleados tienen que consultar información sin estar presentes en la oficina. Tener la información en archivadores limita el acceso, siendo necesario encontrarse en la empresa para consultar la información.
- La concienciación por el medio ambiente cada vez es mayor, por ello son muchas las compañías que quieren dejar de imprimir tantos papeles innecesarios y a su vez ahorrar en gastos de impresión (tinta, papel, fotocopias, etc.).
- Poder compartir la información tanto interna (compañeros) como externa (clientes), de forma más rápida. Anteriormente, siempre se había compartido información por mensajería, pero esto implicaba un tiempo de espera hasta la recepción de la misma. Además, presenta un riesgo para la seguridad de la información.
- Ahorrar en los costes de mantenimiento. Tener grandes archivos físicos de información exige tener un orden. Seguramente esto consuma recursos, es decir, será necesario que una persona se encargue de su mantenimiento.
- Evitar el deterioro de los documentos. Cuando hablamos de documentación, imágenes o planos antiguos que son relevantes para la empresa, asegurar que la información se mantiene intacta es esencial. Esto puede conseguirse gracias a la digitalización de documentos.
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