Por qué optar por la digitalización certificada de facturas
En este post queremos hablar sobre la digitalización certificada de facturas. Hay un problema que radica en la convivencia simultánea entre las facturas en papel y las físicas.
No es fácil gestionar la misma información en papel y de forma digital, actualizar información en los dos sistemas, sin que se nos olvide ningún dato o peor aún…se pierda.
Durante mucho tiempo se ha permitido cualquiera de los dos formatos, lo que hacía que tuviéramos la información duplicada, y el desgaste de recursos para poder satisfacer las dos necesidades. Muchos clientes no querían (ni creían) en la digitalización y por ello seguían queriendo todo en papel, otros, en cambio, se subieron muy rápidamente al mundo digital y pasaron a hacerlo todo vía electrónica.
Digitalizar todas las facturas y acceder así, a un único sistema de consulta de las mismas, no es fácil, y más teniendo en cuenta que para que las facturas digitales sean válidas deben pasar previamente por un proceso de digitalización certificada mediante el cual se obtienen copias digitales con firma electrónica. Además esta solución debe estar homologada por la Agencia Tributaria.
Debemos dejar de ver la digitalización como un gasto y pasar a valorarla y verla como un ahorro a medio/largo plazo. Y no solo económico, sino de recursos, mejorando así la productividad de la empresa.
A parte, la digitalización nos aporta beneficios como la seguridad, es mucho más difícil perder información (traspapelar) o que se estropee con el paso del tiempo.
Además da autenticidad en los procesos, es mucho más difícil falsificar un documento, al ser necesario añadir una firma electrónica.
Y por último, pero no menos importante, el beneficio más obvio es que ganamos espacio físico. No necesitamos de un espacio dónde almacenar y dónde ir a buscar un papel se convierta en una odisea. Se gana rapidez y agilidad.
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