Di adiós a las adivinanzas: las carpetas inteligentes
Se acabó jugar a las adivinanzas, las carpetas inteligentes actúan como filtros con las condiciones que tu, como usuario, determines. Ya puedes descargarte nuestro white paper con toda la info aquí.
En los sistemas de gestión basados en carpetas tradicionales, los usuarios tienen que definir la carpeta en donde se guarda un documento (factura, contrato, informe…) y después confiar en su memoria para volver a encontrar ese documento de nuevo. Y es que esto muchas veces es difícil porque las jerarquías de carpetas están nombradas ambiguamente y con numerosos niveles. Y esto va a peor: con el paso del tiempo la estructura de carpetas se vuelve cada vez más caótica y gestionar de manera eficiente es una misión imposible.
Además, existe otro problema, y es que a menudo un mismo documento puede ser susceptible de ser ubicado en más de una carpeta. Por ejemplo, imaginaros que tenemos una factura de un cliente del año 2013. ¿Dónde la guardaríais: por años, por clientes, etc?
Con neodoc lo único que tendrás que hacer al guardar un nuevo documento es simplemente describirlo con etiquetas de metadatos y ¡listo!. neodoc lo indexará de forma automática y lo organizará de forma que dicho documento aparezca posteriormente en las listas de resultados de búsqueda. Con esta solución de carpetas inteligentes pondrás fin de forma eficiente al problema de que un documento único que esté en varios lugares.
Pongamos un ejemplo: Imagina que tienes un informe que se relaciona con el cliente X, y que a su vez, es un informe que forma parte de un proyecto Z. En un sistema de carpetas tradicionales tendrías que elegir si deseas almacenar el archivo en la carpeta del cliente o en la del proyecto pero con neodoc podrás acceder al mismo archivo a través de múltiples puntos de vista.
Webinar 9: «Rompiendo con las jerarquías»: las carpetas inteligentes
El jueves día 22 de mayo a las 16:30 horas tuvo lugar nuestro noveno webinar de la gestión documental neodoc . En esta ocasión, en el webinar, que fue presentado por nuestro responsable de ventas Roberto Prieto, se habló de búsquedas, en concreto de cómo nuestro gestor » rompe las jerarquías» con un avanzado sistema de carpetas inteligentes. Más información y vídeo del webinar .
¿Quieres ver una demo de neodoc?
¡Estamos a tu entera disposición! Si quieres ver cómo funciona neodoc y su sistema de carpetas inteligentes no te quedes con las ganas, ¡no hay problema!
