Descubre si tu empresa necesita un nuevo gestor documental
Como ya hemos comentado en otras entradas de nuestro blog, utilizar una herramienta de gestión documental te permitirá alcanzar tus objetivos. La documentación y la información que contienen forman el activo más importante que tiene una empresa. Además, estos crecen diariamente y los métodos o sistemas de archivado convencionales han dejado de ser eficientes.
En el artículo anterior “Beneficios de incorporar un gestor documental a tu empresa” mencionamos las ventajas que suponía para una empresa la decisión de incorporar un gestor documental como son el aumento de la productividad, el ahorro económico y de tiempo o la facilidad para compartir documentos como consecuencia de estar almacenados en una única plataforma, entre otras.
Sin embargo, seguro que hay alguien a quien estas ventajas no le han parecido suficiente para tomar la decisión de incorporar estos sistemas en su empresa. Por esto, hoy traemos un test para saber si tu empresa necesita dar el paso hacia una nueva gestión documental.
Test para saber si tu empresa necesita un gestor documental
1. ¿Sueles tener tu espacio de trabajo lleno de papeles amontonados y te cuesta mantenerlos organizados correctamente?
Si esta escena se repite regularmente en tu oficina, la eficiencia y la productividad de tus trabajadores y actividades estarán disminuyendo de forma considerable. Al optar por un gestor documental podrás mantener toda la información perfectamente organizada, haciéndola muy accesible para cualquier miembro de tu empresa.
2. ¿Alguna vez has tenido dificultad para encontrar un documento o incluso has llegado a perderlo?
Las estadísticas demuestran que un empleado tarda una media de 18 minutos en encontrar el documento que necesita, lo que supone una gran pérdida de tiempo en tareas superfluas.
Con un gestor documental, el tiempo empleado en buscar un documento se reduce al mínimo. Esto se debe a que todos los documentos están almacenados en la misma plataforma, que además ofrece una serie de filtros que te ayudarán a encontrar el documento deseado de forma muy sencilla.
3. ¿Sigues almacenando los documentos y la información de tu empresa y clientes de forma impresa en carpetas y cajas?
La cantidad de papel que se almacena en una empresa crece cada año de forma exponencial, teniendo como consecuencias una mayor dificultad para mantener la confidencialidad e integridad de la información y un aumento en el riesgo de pérdida de documentación.
Mediante un gestor documental, no solo se solucionan estos problemas, sino que se reduce el uso de papel en la oficina, contribuyendo directamente con el cuidado del medio ambiente y la sostenibilidad.
4. ¿Has tenido que imprimir un mismo documento varias veces en un solo día por haberlo perdido o extraviado?
El hábito de tener documentos en papel puede llevarnos a imprimir un mismo documento varias veces, contribuyendo a que se realicen duplicidades, se aumenten los costes de materiales derivados de estas tareas y, lo más importante, facilitando la pérdida de documentos confidenciales.
5. ¿Conoces quién realizó la última modificación de un documento y cuándo ocurrió?
Un gestor documental cuenta con un registro de históricos, por lo que podrás conocer quién y cuándo se realizó la última modificación en un documento. Esto permitirá mantener un control sobre la información y llevar un seguimiento de las versiones realizadas sobre el documento.
Tener los documentos en un entorno digital también facilitará el acceso a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar por parte de cualquier miembro de la empresa.
6. ¿Tienes copias de seguridad de tu documentación?
Realizar copias de seguridad es importante para garantizar la conservación de la información, pero en formato físico es bastante complicado y costoso.
Con un gestor documental digital podrás realizar copias de seguridad de forma sencilla en la nube. Así, podrás tener tu información en un lugar seguro, a salvo de poder perderse y podrás controlar qué personas acceden a dicha información gracias a controles de acceso.
7. ¿Te resulta difícil compartir documentos con otros departamentos de tu empresa?¿Puedes hacerlo sin necesidad de imprimir varias copias o enviar varios emails?
Actualmente, es muy común que un mismo documento sea editado o revisado por personas pertenecientes a diferentes departamentos, por lo que usar un gestor documental permitirá facilitar y agilizar estos flujos de información gracias a que esta se almacena en una única plataforma a la que todos los miembros de la empresa tienen acceso.
8. ¿Cumples con el nuevo reglamento general de protección de datos RGPD?
Hoy en día, la protección de datos se ha convertido en un factor muy importante a respetar, no sólo para transmitir confianza a clientes, sino porque debemos cumplir con los reglamentos vigentes. Con un gestor documental podrás controlar fácilmente que se cumplen los requisitos del RGPD, realizar auditorías y controlar la privacidad de tus documentos e información.
Si gracias a nuestro test has visto que tu empresa necesita actualizar sus métodos de gestión documental, neodoc será la opción perfecta para agilizar tus tareas de gestión de información.
Contacta con nuestro equipo para más información.
