Descubre los 7 Pecados Capitales en Gestión Documental
Este mes en encuestas neodoc hemos lanzado una pregunta que ha dado mucho juego entre nuestros expertos en gestión documental. Hemos analizado los siete pecados capitales y nos los hemos llevado a nuestro terreno, al terreno de la gestión documental. Y es que en este sector también se cometen pecados, algunos de ellos muy graves 😉 ¿Queréis saber cuáles son?
Post elaborados con las respuestas de: Susana Verdejo, Montse Nieto, MDA Archivos, Roberto Antuña, María Jesús Valseca, Silvia García, Alfonso Ruiz Cagigal, Mónica Martínez, José Luis Carreño, Laura Rosas y Sergio Gómez. ¡Gracias a todos/as!
Soberbia
«Mi forma de gestionar es la mejor y no necesito cambiar»
«Mi gestión documental es perfecta, nadie va a venir de fuera a explicarme cómo mejorarla»
Para los expertos es un grave pecado subestimar el poder de la gestión documental, creer que es sólo «organizar papelitos», no asignar a personal profesional en temas de gestión documental y no innovar.
Gula
«Lo quiero todo aunque no me haga falta ni lo use».
Pereza
Es un pecado dejarse llevar por el camino del mínimo esfuerzo, ya que un sistema de gestión documental necesita tiempo y trabajo.
De hecho, según los expertos, muchas veces este pecado acaba con el proyecto de gestión documental antes incluso de que éste comience.
Una pereza que, en ocasiones, te lleva a no implantar un sistema de gestión documental o a hacerlo demasiado tarde.
Envidia
Mirar mucho hacia fuera y poco hacia dentro. Cada sistema de gestión documental es único y no se puede ni se debe copiar.
Avaricia
Es un pecado muy común que cometen las empresas centrarse sólo en los beneficios. Lo cierto es que para crecer hay que invertir, por ejemplo, en un sistema de gestión documental.
«¿Gastar dinero en gestión documental? ¿Para qué? Si no me aporta nada…»
Ira
Un pecado que nos lleva a la frustración porque los proyectos no salen. Un sistema de gestión documental necesita su tiempo y es necesario siempre realizar un estudio previo.
Lujuria
Un pecado que provoca que gastemos en lo que no se debe, que invirtamos de forma convulsiva, que tengamos prisas por ver los resultados (las prisas nunca son buenas) y que no planifiquemos.
¿Cómo evitamos estos 7 pecados en gestión documental?
Para evitar esto, lo mejor es consultar siempre con un especialista en gestión documental. Es vital, como explican los expertos, «poner a personal cualificado (archiveros o especialistas no-informáticos), tanto en digitalización como obtención de datos». Y es que, para los expertos, no hay mayor pecado que el de pensar que no se necesita un archivero profesional, creer que la gestión documental sólo aplica a documentos físicos y no al electrónico y pensar que la gestión documental como proceso no es prioritario.
