Descubre gracias a #encuestasneodoc si tu empresa necesita gestión documental
A principios de este mes lanzábamos la siguiente pregunta a los expertos ¿Cuáles son los indicadores de que una empresa necesita un sistema de gestión documental? Como siempre las respuestas no se han hecho esperar.
Si en tu empresa se pierde mucho tiempo y resulta difícil encontrar un documento concreto, si se consume excesivo papel, si hay documentos duplicados por departamentos, si se abusa del e-mail como archivo de documentos o si existen problemas de versionado, es que tu empresa necesita ya un sistema de gestión documental
Pérdida de tiempo
De igual opinión es María Valseca: «Para mí un gran indicador es el encontrar la documentación con facilidad, algo que no ocurre actualmente y un gestor lo facilita».
Y de tiempo y facilidad habla también la empresa E-Nubole, que asegura que «cuando la pérdida de tiempo para iniciar una tarea empieza a suponer gran coste» una empresa debe plantearse seriamente adquirir un sistema de gestión documental.
Duplicidades, problemas de versionado, trazabilidad…
Francisco Ricau coincide en que la pérdida de tiempo es un indicador claro pero añade otros como «que existan documentos duplicados entre departamentos, que haya problemas de versionado, que se abuse del email como archivo de documentos, que haya falta de instrumentos de colaboración entre empleados o falta de trazabilidad (auditoría)».
Esta última característica (la trazabilidad) es también nombrada por los expertos de Tecnosolutions.
Por su parte en Alacaja, asegura que suscriben estas respuestas: «el tiempo y descontrol de versiones».
Alto consumo de papel
Laura Rosas va más allá y afirma que cualquier «empresa que genere información, documentación y conocimiento necesita una gestión documental para su funcionamiento».
Didier Hurtado, profesional en sistemas de información y consultor en procesos de administración de información, que se incorpora a nuestra lista de expertos en gestión documental, asegura que «uno de los indicadores es el número de demandas y trámites que no se responden por ausencia de información». Y añade que «otro indicador sería el alto consumo de papel y de recursos físicos para almacenar información que después no puede recuperarse».
JANO Archivos y Gesión S.L., de Sevilla, también se inicia en Encuestas neodoc con esta interesante opinión: «Por nuestra experiencia tenemos un indicador que nunca nos ha fallado, y se establece de la siguiente manera. Si los costes operativos del Sistema de Archivo, o el coste que supone arrancarlo, durante un periodo concreto de tiempo, es superior al 20% de los beneficios que producen los documentos localizados, entonces definitivamente hay un problema», explican.
Por último, la experta Mónica Mouton habla de cinco indicadores claves: volumen, urgencia, preservación, valor probatorio y visión de conjunto
Y toque de humor en esta encuesta neodoc nos llega de la mano del experto José Luis Muñoz quien explica que «la gestión documental se convierte en una necesidad cuando te sucede lo mismo que a este señor»
El toque de humor 🙂
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