Descubre cómo garantizar una gestión documental eficiente en las empresas
Las empresas gestionan en su día a día una gran cantidad de documentos. Por ello, se ven obligadas a dedicar mucho tiempo en la gestión de los mismos y, lo malo, es que muchas lo siguen haciendo de forma manual.
Muchas empresas siguen imprimiendo, escaneando y almacenando facturas de forma física. ¿Por qué? Pues en la mayoría de los casos esto se debe a la falta de confianza en la tecnología en la nube y la resistencia al cambio.
Pero estas empresas deben tener en cuenta el enorme riesgo que esto supone. Para empezar está el peligro físico de los documentos, es decir, que éstos se destruyan, se pierdan o que alguien los robe. Además, está el peligro que supone la gestión manual y que tiene que ver con a errores humanos e ineficiencias de gestión.
Una solución de gestión documental en la nube sin duda va a agilizar los procesos de gestión documental, va a garantizar la seguridad y va a salvaguardar la protección de los datos.
3 Condiciones para una gestión documental eficiente
La nube
Trabajar de forma conectada ofrece enormes ventajas para la productividad de las empresas. Las herramientas de trabajo en la nube generan un entorno en el que crear documentos, gestionar tareas, intercambiar información y trabajar en equipo ideal. La tecnología en la nube permite acceder a la información desde cualquier lugar y dispositivo para poder trabajar a distancia sin limitaciones ni amenazas de seguridad.
Firma digital
Las compañías de servicios profesionales gestionan un gran volumen de firmas. El tiempo dedicado al envío de documentación para después recibir la copia firmada, escanearla y archivarla es enorme. Con la firma digital todo este proceso se simplifica de forma radical. La conexión con plataformas como Drive u Office y las herramientas de firma digital permiten a las empresas intercambiar documentos que requieren ser firmados a través de la propia herramienta. De esta manera los equipos administrativos pueden desentenderse de la gestión de la firma y delegar en la propia herramienta el seguimiento de las firmas y envíos.
Almacenamiento sin límites y seguro
Es importante poder almacenar los documentos con plenas garantías de seguridad en un espacio de almacenamiento accesible, flexible e ilimitado.
