Definición de políticas, responsabilidades, formación e instrumentos de gestión de documentos, permite un entorno organizativo y tecnológico
Hoy charlamos sobre gestión documental con Nani Forte.
Consultora free lance experta en implantación de proyectos de gestión de documentos electrónicos en el sector privado y en la administración pública.
1-¿Cómo de importante es la gestión documental hoy en día para las empresas?
En la actualidad se ha convertido en algo vital, necesario para la operativa diaria empresarial. Y es que, en el mundo empresarial moderno en el que la empresa está orientada a la gestión por procesos, se exige que las organizaciones, independientemente de su tamaño y ámbito de actuación, desarrollen su actividad de manera eficiente y eficaz. Por tanto, en este nuevo paradigma, en el que juega un papel muy importante el entorno tecnológico, las empresas se ven obligadas a tener más control sobre sus documentos para dejar constancia de las actividades realizadas e incrementar el uso y reutilización de sus documentos en este entorno.
¿Todas ellas requieren de un sistema de gestión de documentos?
Sí, por su puesto. Haciendo alusión a la UNE-ISO 15489-1:2016. Información y Documentación. Gestión de Documentos; la gestión de documentos se apoya en los Sistemas de Gestión Documental (SGD), es decir, en aplicaciones y servicios informáticos que permiten a las organizaciones cumplir con las buenas prácticas en gestión de documentos aplicando los instrumentos y metodológicas de gestión documental y llevando a cabo los procesos para crear, capturar y gestionar los activos de información.
2-¿Es sólo apta para grandes empresas?
No, para nada. Todas las empresas, independientemente del número de empleados y de la estructura organizativa necesitan gestionar sus documentos. Nunca se debe perder de vista que los documentos son activos de información y, como tal, deben ser gestionados para rentabilizarlos y obtener mayores beneficios, relacionados con la prestación de servicios, la rendición de cuentas, toma de decisiones, continuidad del negocio…etc
3-¿Cuánto cuesta tener una gestión documental?
No podría cuantificar el importe de una gestión documental porque cada organización tiene necesidades distintas y parte de un punto distinto. Desde mi experiencia a lo largo de estos años, en este tipo de proyectos, que se emprenden porque previamente se han dado casos de acceso y manipulación indebida de documentos o incapacidad de recuperación de documentos vitales para las organizaciones, entre otros.
Lo que más preocupa no es el precio sino la buena ejecución y éxito conseguido
4-¿Es seguro tener los documentos en una gestión documental?
Sí, siempre y cuando, el sistema de gestión documental cumpla con las especificaciones funcionales desarrolladas en la actualidad a nivel nacional e internacional, permita contextualizar los documentos, cumplimentar metadatos, aplicar medidas de control de acceso, seguridad y destrucción y usar estándares abiertos o de uso generalizado para facilitar la conservación a largo plazo, la exportación y la migración.
5- Si tuvieses que decir sólo una ¿cuál es la mayor ventaja de la gestión documental?
Estandarización, normalización, unicidad. La definición de políticas, responsabilidades, formación e instrumentos de gestión de documentos, permite hacer gestión documental independientemente del entorno organizativo y tecnológico. Y ésto, posiciona a las organizaciones en una situación de poder incuestionable para tomar determinadas decisiones acertadas.
6-¿Y el mayor inconveniente?
La gestión del cambio. Nos encontramos en un momento de transformación en el que es necesario no sólo el esfuerzo de los líderes, sino también de los empleados de la organización. El equipo, la estrategia de comunicación, la cultura de la empresa y el nivel de liderazgo asumido, se deben de alinear con los objetivos a conseguir y, en algunas ocasiones, no se cumple.
7-¿Dónde crees que reside el futuro del sector?
En los más alto. Creo que la gestión documentos y, en concreto, los documentalistas somos la punta de lanza para lograr la adaptación a nivel documental de las organizaciones en el entorno tecnológico.
8-¿A qué retos crees que va a hacer frente a medio plazo?
A la alta demanda.
9- Un deseo para el futuro del sector…
Mayor sinergia con el sector tecnológico.
