Debería existir un sistema de gestión documental estándar que todo el mundo conociera

Esta semana charlamos con la experta Mónica Martínez creadora del Blog Docufilos, licenciada en Historia y en Documentación. Su experiencia profesional en Archivos se desarrolla en la gestión de proyectos documentales, entre ellos, la creación y puesta en marcha de los Archivos de oficina – Biblioteca de la Autoridad Portuaria de Málaga y la puesta en valor y mantenimiento de los fondos documentales, bibliográficos y gráficos de Aena-Aeropuerto de Málaga. 

1. Mónica, mucho se habla hoy en día de transformación digital, ¿verdad?. ¿Dónde dirías que reside la clave de dicha transformación en las empresas?

Creo que es importante conocer los documentos que se producen en la empresa de forma integrada en el sistema de gestión, no como una tarea residual; tener una formación básica de organización documental de empresa; evaluar los productos que interesa implantar; e implicar a todos los usuarios internos en la transformación digital.

2. ¿Cómo pueden las empresas rentabilizar al máximo la gestión documental?, ¿cuál es la clave?

La clave está en la formación y  enla cultura dentro de la empresa. Bien es cierto que hay mucha inversión tanto en el ámbito de las TICs como en la formación continua. El problema actual es la convivencia generacional. Resulta muy difícil conciliar la formación TIC con la experiencia.

Debería haber una sistema de gestión documental estándar, general o como quieras llamarlo que “todo el mundo” conozca

3. ¿Y cuál es el indicador de que una empresa necesita una gestión documental?, o dicho de otra manera, ¿cuáles dirías que son los síntomas de una deficiente gestión documental?

Partiendo de la base que yo creo firmemente en que, igual que hay un sistema de contabilidad que las empresas antes no lo utilizaban y ahora nadie duda de su eficacia, debería haber una sistema de gestión documental estándar, general o como quieras llamarlo que “todo el mundo” conociera. Que, si estudias en el instituto para ser administrativo te lo enseñen, que si vas a hacer unas oposiciones para archivero te lo exijan.
Los síntomas de una gestión deficiente… No necesito decirlo, sale en las noticias. Una empresa debería plantearse el introducir un sistema de control documental en el mismo momento en que se plantee introducir cualquier herramienta para recuperar documentos. Y cuando digo sistema de gestión de documentos es un cuadro de clasificación, un estudio de series documentales, un calendario de conservación, procedimientos para acceder a los documentos, para digitalizarlos o imprimirlos, en definitiva, saber qué documentos maneja y qué puede o debe hacer con ellos.

4. ¿Estamos preparados para la oficina sin papeles?

Eso dice la nueva ley de Procedimiento Administrativo… Yo creo que estamos más preparados de lo que parece pero, por ejemplo, todavía no he encontrado un estudio publicado del impacto de una oficina sin papeles. No sabemos realmente la trascendencia de trabajar exclusivamente en entornos virtuales y eso, a los que trabajan desde hace mucho en Archivos les da miedo. Para mí es algo justificado muchas veces porque faltan garantías de conservación y de recuperación en el tiempo. Soy optimista y al final creo que llegaremos a un equilibrio.

Creo que estamos más preparados de lo que parece para la oficina sin papeles pero todavía no he encontrado un estudio publicado del impacto de una oficina sin papeles

5. Vamos a contar mentiras… ¿Cuál es la mentira más extendida sobre gestión documental?

Seguro que ya te lo han dicho, y es que no se desprende uno de los documentos a los 5 años. Cada serie documental tiene sus plazos y sus valores.

6. La oferta de softwares de gestión es amplia ¿qué debemos hacer para elegir bien un programa de gestión documental?

El mercado del software de gestión está cambiando continuamente, pero es necesario entender que en las empresas se considera el software ECM como gestor documental y un programa de gestión documental de una empresa debería integrar la información de todas las series documentales, no unas pocas, para cubrir realmente las necesidades de la empresa. Actualmente no es lo mismo un software de gestión documental que un software de gestión de archivo. Pero esto ocurre porque hay muy pocas empresas que tengan un sistema de gestión de archivo. Yo elegiría un programa de gestión documental después de haberlo probado en tiempo real, con usuarios reales y con funciones reales. Eso es muy difícil pero es la mejor manera de ver en qué falla. El que sea un buen software no significa que a la empresa le valga.

Lo que debe tener en cuenta la empresa que utiliza el cloud computing es que puede perder el control de sus datos

7. Cloud computing y gestión documental ¿A favor o en contra?

En este caso no puedo decir ni una cosa ni la otra. El cloud computing es una herramienta. Y tiene sus cosas buenas y sus cosas malas. Lo que sí debe tener en cuenta la empresa que utiliza el cloud computing es que pierde o puede perder el control de sus datos. Pero eso es como tener el Archivo de papel en el sótano ¿te vas a enterar si entran y se llevan algún documento? Hasta que no lo utilizan en tu contra no, ¿verdad? La diferencia es que seguramente el que accede a los servidores es alguien que está sentado en el sofá de su casa, probablemente desde otro país… Es una forma de hablar para decir que se están produciendo cambios en cómo trabajan los documentos y que la mayor accesibilidad que permite el cloud computing también tiene contrapartidas que tienen que ver con la responsabilidad sobre los documentos y las medidas de seguridad que se deben aplicar.

8. En un mundo cada vez más social y en donde se lleva el compartir… ¿Cómo afecta lo social a la gestión documental?

El conocimiento sobre la gestión documental creo que es pequeño y sectorial en entornos sociales. Los archivos deberían liderar este conocimiento social porque son ellos los que mejor conocen la producción documental. El problema es que la figura del archivero en los archivos de oficina y empresarial es casi inexistente.

La relación de las empresas con la Administración pública debe empezar a funcionar en formato electrónico de forma obligatoria para finales del año que viene

9. Dime una sola tendencia de futuro que crees que marcará el camino del sector

Sin lugar a dudas la relación de las empresas con la Administración pública, que debe empezar a funcionar en formato electrónico de forma obligatoria para finales del año que viene. Eso debería reducir el volumen de documentos en papel de forma considerada. Y espero que también conlleve a introducir proyectos de implantación de sistemas integrales de gestión de documentos en las empresas.