"La tendencia de futuro que marcará la gestión documental es el Big Data"

Hoy hablamos con David Masgrau, responsable de Administración electrónica y encargado interno de protección de datos personales en el Consorcio de Acción Social de la Garrotxa (Girona) y consultor freelance en colaboración con las empresas Vidimus, Doctodata S.L. y DINSER Servicios Informaticos S.L. y AGTIC Consulting en proyectos de gestión documental y administración electrónica para Administraciones públicas y empresas desde hace más de 5 años. David es ingeniero técnico en informática de Gestión, archivero, licenciado en Historia. Además, actualmente, estudiante del grado de derecho.

1- ¿Cuáles son las claves de la transformación digital de las empresas?

A mi entender, las claves de la transformación digital de las empresas son las siguientes: Liderazgo fuerte, Equipo multidisciplinar, Pensar en digital y La formación. Por un lado se requiere que la dirección de la empresa esté comprometida en el proyecto de transformación digital para dar impulso y la credibilidad necesaria para involucrar al resto de
trabajadores de la empresa. Por otro lado, la transformación digital no debe recabar en las espaldas de un solo responsable
sino que en un equipo que consensue las decisiones y realice el seguimiento de la implantación debido al calado de la transformación organizativa que implicará la transformación digital de la empresa. Este equipo multidisciplinario debería estar formado por trabajadores con perfil informático, de gestión documental, jurídico y organizativo. Otra clave de la transformación digital es pensar en digital. Es decir, la transformación digital no sólo supone la implantación de herramientas informáticas sino que también un cambio organizativo en la forma de trabajar y la oportunidad de automatizar tareas rutinarias para
aumentar la productividad, reutilizar recursos de información y minimizar el riesgo de errores. Por último pero no menos importante, la formación a los trabajadores es fundamental para gestionar el cambio en la forma de trabajar que supondrá la transformación digital. Esta formación debería servir para que los trabajadores conozcan los objetivos de la transformación digital, las fases del proceso de implantación(a poder ser, es mejor consensuar los plazos de implantación con los trabajadores), los beneficios que les puede reportar trabajar sin papeles con ejemplos prácticos de cómo les va a mejorar su trabajo en el día a día y reduciendo la oposición al cambio de los empleados.

2- ¿Cuál crees que es la clave para rentabilizar al máximo la gestión documental?

La clave para rentabilizar al máximo la gestión documental es utilizar un software de gestión documental que permita realizar el control y la clasificación de la documentación generada por la empresa. Esta gestión controlada de la documentación debería permitir a la empresa ser más productiva reduciendo el tiempo que los empleados dedican a la búsqueda de documentación y a realizar tareas rutinarias.

La transformación digital no sólo supone implantar herramientas informáticas. También es un cambio en la forma de trabajar

3- La oferta de softwares de gestión es amplia y variada, pero… ¿Vale cualquiera?, ¿qué tenemos que pedirle a una gestión documental? ¿Cómo elegir un programa de gestión documental?

La clave para escoger un buen programa de gestión documental es flexibilidad y la posibilidad de su parametrización a las necesidades de la empresa. Es decir, aunque el tiempo de implantación sea mayor, es recomendable escoger un software de gestión documental que se adapte a la idiosincrasia de la empresa antes que un programa de gestión documental donde deba ser la empresa la que se adapte al software. Las empresas que ofrecen estos programas cerrados prometen una implantación muy rápida del software pero, a largo plazo, su funcionamiento entre sus empresas clientes es limitado debido a su rigidez y falta de adaptación a la realidad de la empresa. Otras de las características a tener en cuenta son que el software de gestión documental pueda integrarse con los programas de correo electrónico y el de contabilidad así como que el motor de búsqueda sea flexible permitiendo diferentes filtros para encontrar de forma más rápida la documentación que se busca.

4- Cloud computing y gestión documental ¿A favor o en contra?

Absolutamente a favor. Para mí el Cloud computing ofrece las ventajas de poder disponer de la información fuera de la oficina, menos costes de mantenimiento en hardware, tener el software actualizado y la posibilidad de utilizar un entorno seguro de la información, con cifrado seguro, donde las copias de seguridad las realiza la nube de forma automática. Por otro lado, otra ventaja de utilizar la nube es que evita que nuestra empresa tenga que realizar las evaluaciones de impacto establecidas en el artículo 35 del Reglamento (UE) 2016/679 General de Protección de Datos (RGPD) siempre y cuando dispongamos de un certificado de cumplimiento de la RGPD expedido por el proveedor de nuestra nube.

La clave para escoger un buen programa de gestión documental es flexibilidad y la posibilidad de su parametrización a las necesidades de la empresa

5- Dime una sola tendencia de futuro que crees que marcará el camino del sector

La tendencia de futuro que creo que marcará la gestión documental es el Big Data. La transformación digital que se está realizando supone pasar de un entorno docucentrico a otro datacentrico donde lo importante es la información estructurada y no el soporte donde se plasmen estos datos. Así pues, en un entorno datacentrico se pueden generar documentos “al vuelo” así como extraer y analizar la información contenida en los documentos electrónicos para comprender mejor la situación actual de la empresa y disponer de información clave para tomar les mejores decisiones en el futuro.

6- ¿Es posible librarse totalmente del papel?

Con la mentalidad actual, la oficina sin papeles no supone la eliminación total del papel sino que una reducción considerable de su uso. Aunque la gestión documental esté basada en medios electrónicos sólo las empresas de pequeñas dimensiones pueden llegar a eliminar el papel de sus oficinas. Para el resto, el uso del papel disminuirá considerablemente pero siempre habrá alguna ocasión en que será necesario consultar el documento en soporte papel ya sea por sus dimensiones (léase planos) o para poner anotaciones en ellos. No obstante, dentro de unos años, cuando la transformación digital esté ampliamente asentada en la sociedad, auguro que sí será posible disponer de oficinas con 0 papeles por el cambio de mentalidad.