¿Cuánto tiempo tarda una empresa en hacerse con el manejo de una gestión documental?
Cuántas veces nos han hecho esta pregunta francamente… ¿Cuánto tiempo puede tardar el equipo humano de la empresa en hacerse con el manejo de un sistema de gestión documental?
Para aclarar la respuesta, el experto Sergio Gómez, diferencia entre sistema de gestión documental o software.
Quiero aclarar que voy a hablar de sistema no como software. En ese entendido, la madurez de un sistema, programa, plan, estrategia de gestión documental es un tema que tiene muchas variables: la media de edad de la empresa, la media de antigüedad, el apoyo de la gerencia, la correcta gestión del cambio, la adecuada formulación y socialización de las políticas, y otras más.
En una empresa con todos los vientos a favor, interiorizar correctamente la gestión documental es cuestión de poco más de un año. Y hablo de una empresa de no más de 100 empleados. Si éste número aumenta, pues se vuelve más complejo.
Y es que la gestión documental se debe interiorizar con cada funcionario de la empresa, desde el presidente hasta el personal de servicios generales y de seguridad. Todos tienen un rol y una responsabilidad y lograr que todos lo entiendan, toma su tiempo.
Es la respuesta de Sergio Gómez, Jefe de Gestión Documental del Grupo ASD y miembro de la Junta Directiva de la Sociedad Colombiana de Archivistas. Sergio es experto en administración de archivos, elaboración, actualización e implementación de instrumentos de archivo y, en los últimos años, se ha dedicado a la implementación de software de gestión de documentos electrónicos.
Ante esta pregunta, nos llegan algunas respuestas vía Twitter:
María Jesús Valseca @MariaValseca explica que «depende de muchos factores, pero lo principal es la predisposición del equipo humano y contar con profesionales del sector»
Y GrupArxiversLleida @arxiverslleida dice que «toda empresa tiene una gestión documental u otra, de la pésima a la óptima, lo que no suele tener son profesionales especialistas» a lo que Sergio Gómez @sghomez responde: «ese punto me faltó mencionarlo. Sin profesionales idóneos, el tema suele fracasar»
Por su parte, la experta Susana Verdejo @susanaverdejo afirma estar de acuerdo con @MariaValseca «depende de la predisposición del personal, la gestión del cambio puede ser un hándicap».
