¿Cuánto cuesta una gestión documental?
Normalmente el coste de una solución de gestión documental va a depender de la cantidad de espacio para almacenar, del número de usuarios y/o de la compra del propio software (para soluciones on-premise). Hoy en neodoc analizamos cada uno de estos factores.
1. Espacio de almacenamiento
Esta forma de coste es muy común. Para gestiones documentales que están en la nube el almacenamiento es lo que les aporta el beneficio. Con un precio cerrado suelen cobrar por lo que se utiliza en ese momento o por una capacidad de almacenamiento que se fija antes. En este tipo de tarifas hay que evitar los contratos a largo plazo ya que el precio de almacenamiento lleva varias décadas bajando de forma drástica.
2. Número de usuarios
El coste de un sistema de gestión documental también puede venir dado por el número de usuarios. Existen productos cuyas licencias tienen un coste determinado atendiendo al número de usuarios que va a hacer uso del sistema. No obstante, en algunos casos puede ser más beneficioso comprar un paquete cerrado de usuarios gracias a las ofertas. Por ejemplo, si 18 empleados van a utilizar el sistema de gestión documental, quizás es más económico adquirir el precio cerrado para 20 usuarios.
3. Compra del software
Esta modalidad es principalmente para soluciones implementadas on-premise. Se trata de la adquisición del software a un proveedor que se encargará también de implementarlo, personalizarlo (si fuera necesario) y en muchos casos proporcionar soporte técnico. Todo por un incremento del coste en cada etapa.
