¿Cuándo se inventó la gestión documental?
La gestión documental existe desde hace miles de años. Hoy en neodoc repasamos cuatro fechas clave de esta historia, desde los archivos en las bibliotecas de la Edad Media, hasta nuestros días, sin olvidarnos del nacimiento de los ordenadores.
1. Hacemos una primera parada en las bibliotecas antiguas, en la Edad Media. En éstas se organizaban listados de documentos por carpetas y categorías.
Años después, el desarrollo del sistema decimal permitió obtener ayuda para encontrar los libros y documentos más fácilmente en una biblioteca pública, mediante las fichas/catalogo para encontrar la sección y el libro buscado.
2. La gestión documental siguió avanzando pero sin muchos cambios hasta el inicio de los ordenadores. Éstos marcaron un antes y un después en la historia de la gestión. En los inicios del sistema operative DOS, los documentos comenzaron a organizarse en diferentes discos «floppy disks» (de 5′ 25″ o 3′ 5″ pulgadas y con capacidad para 512 Kb o 1024 Kb) donde se etiquetaban manualmente y se guardaban en cajas tipo archivador para poder encontrar el disco apropiado según el documento que se necesitaba. El nombre del fichero digital también intentaba relacionar el contenido del mismo, así se creaban documentos con el nombre NOMBRECLIENTE.FAC o NOMBRECLIENTE.CON según si el documento era una factura o un contrato. Con todo ello se conseguía un sistema de gestión documental rudimentario y que dependía mayoritariamente del trabajo manual de los usuarios responsables de la empresa.
3. Pocos años después, con el crecimiento de los sistemas Windows y Mac, con interfaz gráfica incorporada, el concepto de las carpetas desarrollaron la necesidad de organizar los documentos en los propios sistemas. Las carpetas reemplazaron a los «floppy disks» y los documentos eran almacenados en discos duros «hard drives», y posteriormente aparecieron los servidores (dentro de los discos duros de los servidores). A partir de este momento los documentos no tenían por qué estar presentes en formato papel pero cada documento en papel tenia un fichero digital que lo referenciaba o identificaba.
4. En la actualidad, ya en pleno siglo XXI, con el avance de los formatos digitales en lugar de los documentos tradicionales, los documentos se visualizan como registros y datos adjuntos que comprenden la información digital ya sean fotografías, imágenes, sonidos, correos, folletos, presentaciones, vídeos, y por supuesto documentos escritos. Ahora los documentos digitales están disponibles en cualquier lugar y múltiples usuarios pueden acceder a ellos simultáneamente.
