Indicadores de necesidad de un sistema de gestión documental
El más evidente es que entres al despacho de algún compañero y tengas que dejar el papel que le llevabas encima de una montaña de papeles porque no queda sitio libre en la mesa.
También hay una visita muy interesante: el archivo. Si al entrar miras con aprensión a los lados por miedo a que una avalancha de papeles y archivadores te sepulte entonces no hay duda de que tienen que empezar a escanear papeles.
Luego está el segundo indicador (hay que recordar siempre que digitalizar los papeles es el primer paso, pero luego hay que gestionar los miles de archivos que has generado): tardas horas o días en encontrar un documento que sabes que tienes, si es que llegas a encontrarlo.
Si este problema se da con frecuencia, necesitas ayuda para organizar tus archivos.
¿Cuáles son exactamente las ventajas de la gestión documental?
En primer lugar, el ahorro de espacio al eliminar gran parte de los documentos en papel. Luego hay un grupo de ventajas asociadas a la seguridad: controlar quién accede a los documentos, hacer copias de seguridad de toda la documentación a diario de una forma muy sencilla, saber quien elimina o modifica un documento concreto. Por último, pero no menos importante, el acceso inmediato a la documentación sin importar el tiempo que hace que la archivamos, sin tener que recurrir a una memoria prodigiosa y sin depender de ese compañero de trabajo que justo hoy no ha venido.
¿Hay empresas que no necesitan gestión documental?
Cuando el número de usuarios que accede a la información es reducido (menos de tres o cuatro personas) y el número de documentos que manejan es de unos pocos cientos. En estos casos un sistema de gestión documental quizás no les resulte suficientemente rentable como para amortizar la inversión.
