¿Cuáles son las ventajas de la gestión de documentos en la empresa?
Ya conocemos la gestión documental como una parte importante de la empresa, pero todavía hay muchas personas que no la consideran tan importante ya que no conocen sus beneficios, por eso ¿cuáles son las ventajas de la gestión de documentos en la empresa?
La gestión documental consiste principalmente en controlar los documentos que entran y salen en la empresa, pero no sólo es esto sino la gestión de los documentos en la empresa. Hay que tener en cuenta que en las empresas existen muchos papeles y datos personales, por lo que una correcta gestión de todo esto es muy importante, y esto se puede hacer con software de gestión documental o simplemente con pautas de gestión de documentos. Sea lo que sea, el ahorro de tiempo, dinero y las ventajas que suponen son varias.
Una de las principales ventajas de la gestión documental es el ahorro de tiempo, que incide también en ahorro de dinero ya que el tiempo es muy importante en la empresa y si se ahorra se puede utilizar para cosas más útiles, ya que permite lograr una recuperación selectiva y oportuna de los documentos de la empresa. De esta manera, se logra tener lo que se quiere en el momento en que se necesita. Permite además la posibilidad de utilización, difusión e intercambio siempre que sea necesario.
Es muy importante para la toma de decisiones en la empresa, ya que obtener la información que se requiere cuando es necesario ayuda a la toma de decisiones en base a esta información, que en muchas ocasiones se guarda filtrada para un mayor acceso a ella, pero un acceso al que sólo se permite llegar a personas autorizadas.
Contar con un sistema de gestión documental implica las siguientes ventajas y beneficios:
- Mayor facilidad de recuperación de información y mayor acceso a la información
- Mayor accesibilidad y sencillez con respecto a la documentación de la empresa
- Mejor uso compartido, recurso para todos
- Ahorro de gasto en copias, duplicados, etc
- Ahorro de tiempo y dinero
- Reducción de espacio de almacenamiento
- Menor necesidad de trasladar los documentos
- Uso racional de los recursos
- Mayor control de la gestión
- Mayor productividad
- Mejora en los procesos
- Mayor seguridad de los documentos
Aunque inicialmente la gestión documental tiene un coste asumido por la empresa, supone una inversión más que un gasto, ya que pasado algo de tiempo se nota en las ventajas y beneficios que supone la gestión de documentos para la empresa, lo que hace que sea una acción necesaria en todas las empresas.
