COP25 y transformación digital: dos conceptos que caminan de la mano

Uno de los puntos comunes a los que se llegó en La Cumbre del Clima fue en la importancia de apostar por energías renovables y por el crecimiento sostenible, pero… ¿Cómo se consigue eso? Pues desde Unayta nos lo resumen en un concepto: Oficina sin Papel. No os perdáis este post que han preparado para neodoc.

Durante las últimas semanas, independientemente de la atención que le prestes a los medios de comunicación o del ámbito de trabajo en el que te muevas, seguro que has escuchado hablar de la Cumbre del Clima COP25 y de Greta Thunberg. Sin duda, el cuidado del medio ambiente es uno de los temas más destacados y necesarios durante este año, pero lejos de hablar del problema, es más interesante hablar de posibles soluciones y alternativas al ritmo de vida que llevamos en la actualidad.

Como ya sabréis, la Cumbre del Clima COP25 que se celebró en Madrid en diciembre reunió a más de 25.000 representantes de 200 países que buscaron alcanzar acuerdos y compromisos para poner freno al cambio climático. Además de reuniones oficiales, también se llevaron a cabo eventos paralelos, como desfiles de moda entre los cuales se pudieron ver iniciativas tan innovadoras como 9 The Brand, la primera marca de ropa regenerativa.

Uno de los puntos comunes a los que se llegó en el encuentro fue en la importancia de apostar por energías renovables y por el crecimiento sostenible, pero… ¿Cómo se consigue eso? Pues desde Unayta os lo resumimos en un concepto: Oficina sin Papel, una idea que tiene como objetivo principal la eliminación del papel de las empresas al mismo tiempo que mejora la eficiencia, reduce costes y cuida el medio ambiente. Por supuesto, esta idea gira en torno a la transformación digital.

La transformación digital cuida el medio ambiente

La transformación digital busca integrar la tecnología digital en todos los aspectos de nuestra empresa. Durante los últimos años, el número de empresas que ha entrado de lleno en el mundo digital es enorme, más aún si tenemos en cuenta todas aquellas que están en proceso de transformación. Su aspecto más destacado camina precisamente sobre el tema que estamos tratando: además de que permite realizar las tareas diarias de una forma mucho más rápida y económica, es una buena medida para el cuidado del medio ambiente.

En este sentido, un aspecto muy relevante es su capacidad de adaptación a cualquier tipo de empresa, ofreciendo soluciones para todos los problemas existentes, independientemente del sector en el que trabajemos y del tamaño de nuestro negocio. De esta forma, en Unayta podemos encontrarnos soluciones tan interesantes como las siguientes:

Firma biométrica: es una herramienta digital que permite recoger el grafo y los datos biométricos de cada firma (velocidad y aceleración a la hora de escribir, la presión ejercida, las inflexiones o cambios de dirección…) sobre un dispositivo táctil. Esta opción permite que se firme un documento de forma digital sin necesidad de imprimir papeles para después volver a escanearlos, lo que implica un ahorro de hasta el 60% de los costes directos. En Unayta apostamos por esta solución gracias a sus principales ventajas:
- Cuenta con completa validez jurídica: proporciona valor probatorio gracias a la combinación de los datos biométricos, criptográficos y contextuales.
- Ahorro económico y temporal: al no tener que imprimir los documentos, se ahorra una gran cantidad de tiempo (se puede enviar directamente a la persona y firmarlo en el momento) y de dinero (desaparecerán hasta el 60% de los costes directos al eliminar el uso del papel, la impresión, el envío…). Esto implica, de forma directa, un mejor cuidado del medioambiente: aunque es necesaria la regulación de las empresas y sus emisiones, cada acción cuenta, por muy pequeña que parezca.
- Movilidad y facilidad de uso: permite que no tengas que desplazarte para firmar un documento. El proceso cuenta además con solo un par de pasos: una vez que la empresa tiene el documento en PDF, se sube a la plataforma empleada para enviar el correo y el documento al cliente/empleado. Por su parte, la persona que lo recibe solo tiene que descargar la aplicación, elegir el documento electrónico en cuestión, visualizarlo y firmar sobre la pantalla. Una vez realizado este proceso, la firma se guarda y se envía una copia tanto a la empresa como al cliente/empleado. Podéis ver un tutorial de uso aquí.
- Seguridad: la herramienta con la que trabajamos cuenta con seis elementos que garantizan la seguridad de la firma: SSL Verisign, certificado electrónico, sellado de tiempo, certificado de metadatos, WYSYWYS y HASH.

En nuestro caso, la sencillez del proceso y las garantías que supone nos ha hecho enamorarnos de esta herramienta. Desde entonces, en Unayta utilizamos una cantidad muy inferior de papel y nos olvidamos de guardar estos documentos, ordenarlos, clasificarlos… Por eso, creemos que es una solución imprescindible para las empresas que generan un gran número de documentos firmados, como pueden ser las empresas de trabajo temporal, las asesorías o las compañías de seguros. De esta forma, trabajarán de un modo mucho más sencillo, práctico y útil.

Archivo digital: esta herramienta consiste en una plataforma online con la que podrás preservar y, al mismo tiempo, dar a conocer tu patrimonio documental. Pero, ¿en qué consiste exactamente? En Unayta nos gusta presentarlo como tres puntos diferentes y relacionados al mismo tiempo.
- Gestión del archivo: podrás consultar y gestionar tus fondos documentales de una forma más sencilla y eficaz.
- Difusión de materiales: distintas herramientas enfocadas a la creación y publicación de los contenidos para que puedan difundirse fácilmente.
- Participación del público: además de difundir los materiales, el público podrá descargar contenidos, aportar sus propios documentos y ampliar la información.

Estas características permiten la correcta preservación del patrimonio documental, además de un gran ahorro en tiempo de gestión. Además, adaptándose a las tendencias de la actualidad y a sus necesidades, los fondos serán accesibles en cualquier lugar y a cualquier hora desde diferentes dispositivos. Aunque puede adaptarse a cualquier empresa, esta herramienta es útil sobre todo para todas aquellas que cuentan con una gran historia a sus espaldas y que quieren poner en valor su trayectoria, sus características y sus principios.

Esta es solo una pequeña muestra de los procesos con los que trabajamos en Unayta. Así, lo que está claro es que a día de hoy tenemos las herramientas y las posibilidades para empezar a trabajar en el mundo digital, consumiendo menos recursos naturales y desperdiciando menos cantidad de elementos. Además, la implantación de estas herramientas permite también un aumento en la productividad y en la eficiencia de las empresas.

Según datos recogidos por El País, España se situó en el año 2018 como el país que más progresó en esta materia junto a Irlanda. Así, conseguía un nada despreciable puesto número diez en el ranking de la Unión Europea, aunque muy por detrás de los líderes (Dinamarca, Suecia, Finlandia, Países Bajos…).

¿Qué hace falta para que las empresas se sumen al cambio?

En primer lugar, concienciación y educación: es imprescindible tener conocimiento de lo que está ocurriendo para poner punto y final al estilo de vida que llevamos en nuestra empresa. En segundo lugar: valentía. El problema de que muchas empresas no den este salto tiene que ver con la comodidad de estar trabajando como desde hace décadas, aunque esta transformación solo implique cambios a mejor.

Por lo tanto, se deben dejar de lado los prejuicios y dejar de entender la digitalización como un proceso difícil de llevar a cabo y con procesos complejos. Solo así, las empresas podrán aportar su grano de arena y ayudar a cuidar y a conservar el único planeta que tenemos. Además, en todos los casos es necesaria una política que marque el rumbo al que nos debemos dirigir de forma conjunta, navegando todos en la misma dirección.

En Unayta estamos especializados en la implantación de proyectos de Oficina sin Papel, yendo más allá de la firma biométrica y del archivo digital. De esta forma, buscamos una completa eliminación del papel del ámbito laboral, algo que puede parecer una locura pero que no solo no lo es, sino que implica aspectos positivos para las empresas. Acompañamos a los clientes en todas las etapas del proceso, ayudando a su correcta adaptación a la nueva mentalidad y a la forma de trabajo. Parece un nuevo mundo pero la verdad es que es el futuro y que lo más recomendable es unirnos a él cuanto antes.